Preparación de las visitas de ensayo clínico desde la perspectiva del CRA

El ciclo de visitas que hacemos a lo largo de un ensayo es clave para que todo funcione como debe: que los datos sean fiables, que el protocolo se cumpla y que el centro pueda trabajar sin obstáculos. Aunque cada tipo de visita tiene su propio objetivo, todas requieren una preparación cuidadosa.

A continuación te dejo una guía práctica, basada en la experiencia real del día a día, que puede servir a otros CRAs para organizarse de forma más eficiente.

1. Site Selection Visit (SSV) o Site Qualification Visit (SQV)

La SSV o SQV suele ser la primera interacción presencial con un centro y tiene un objetivo claro: entender si ese hospital o clínica puede llevar el estudio con garantías. Aquí no solo valoramos la infraestructura, sino también la actitud del equipo y su experiencia previa. Una buena SSV marca la diferencia entre un centro activo y comprometido y otro que dará problemas más adelante.

Preparación previa 

Antes de ir, conviene tener una imagen bastante clara del centro:

• Revisar el formulario de feasibility y detectar posibles dudas o incoherencias.

• Identificar si el centro tiene experiencia en la indicación y en qué volumen.

• Preparar una explicación sencilla del estudio con el protocolo: procedimientos, carga de trabajo, calendarios.

• Revisar qué requisitos puede ser crítico confirmar (laboratorio, farmacia, horarios, personal).

• Llevar una lista concreta de preguntas para farmacia y laboratorio.

• Llevar listados de requerimientos logísticos (IMP, muestras, plataformas electrónicas). 

Durante la visita

Durante la SSV, el objetivo es hacerse una idea real de cómo trabaja el centro y si el estudio encajaría bien en su dinámica. Aunque en teoría la visita sigue una estructura más o menos estándar, cada centro es un mundo, y el CRA tiene que adaptarse sobre la marcha a la forma de trabajar del equipo. Lo habitual es empezar con una reunión inicial con el investigador principal y el equipo del estudio para explicar brevemente el protocolo, pero también para entender cómo se organizan internamente: quién suele llevar el peso del estudio, cómo gestionan las agendas, cómo se comunican entre ellos, etc. A veces esta parte revela más sobre la viabilidad del centro que cualquier número en un feasibility.

La visita continúa normalmente con un recorrido por las instalaciones. Aquí es importante fijarse tanto en lo obvio (consultas, zona de extracción, almacenamiento, sala de archivo, etc.) como en los detalles prácticos: si el espacio es accesible para los pacientes, si hay privacidad suficiente, si las extracciones se hacen en horarios compatibles con los procedimientos del estudio… En la práctica, esta parte ayuda mucho a prever posibles cuellos de botella que el centro quizás no ha identificado.

La reunión con el Servicio de Farmacia es uno de los puntos clave. Es habitual que sea breve, pero muy informativa. En esa conversación el CRA verifica si tienen espacio adecuado para el IMP, cómo gestionan los registros de temperatura, qué procedimientos siguen cuando hay excursiones y si están acostumbrados a manejar medicación en investigación. También es importante entender su disponibilidad real: no todos los servicios de Farmacia trabajan con la misma flexibilidad, y eso puede influir en la operativa del estudio (horarios de dispensación, personal disponible, limitaciones de fin de semana, etc.).

En paralelo a todo esto, el CRA evalúa la disponibilidad de pacientes. No se trata solo de preguntar cuántos candidatos estiman tener, sino de entender cómo los identifican. A veces el centro tiene acceso directo y rápido a la población diana, pero otras veces depende de listas de espera, derivaciones externas o coordinadores con agendas complicadas. Esta parte es fundamental para evitar centros que "prometen mucho" en el feasibility, pero que luego no reclutan.

Finalmente, la visita suele cerrar con un intercambio honesto sobre expectativas. Si el centro parece viable, se repasan brevemente los pasos siguientes y los tiempos estimados. Si hay dudas —falta de personal, infraestructura limitada, poca población— se suele comentar abiertamente para que el centro tenga oportunidad de aclararlas o explicar soluciones. La SSV no es solo una auditoría informal: también es un primer ejercicio de colaboración, y el tono que se establezca aquí influye mucho en cómo será la relación a lo largo del estudio.

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 2. Site Initiation Visit (SIV)

La SIV marca el inicio de la actividad del estudio en el centro. Aquí el objetivo es asegurar que todo el mundo tiene claro lo que debe hacer y que el centro está en condiciones de empezar a reclutar. Es una visita densa, y cuanta mejor sea la preparación, más fluida resultará.

Esta visita es esencial para alinear criterios, resolver dudas y establecer una dinámica de trabajo fluida. Al final, la idea es que el centro quede realmente listo para empezar a reclutar desde el punto de vista operativo y documental.

Preparación previa

Una SIV bien preparada evita revisitas, retrasos en inicio o errores en reclutamiento.

• Enviar agenda a todos los departamentos implicados (investigación, enfermería, farmacia, laboratorio).

• Confirmar accesos a eCRF, IWRS, sistemas de seguridad y formación obligatoria (en algunos casos, los accesos se dan en los días posteriores a esta visita)

• Verificar que el ISF está inicializado y actualizado.

• Revisar CVs, certificados de GCP y Delegation Log.

• Confirmar la recepción del IMP y los registros de temperatura del envío (si se han enviado de forma previa).

• Revisar la aprobación regulatoria y contractual del centro.

• Preparar las versiones vigentes de protocolo, ICF, manuales de laboratorio y material formativo.

Desarrollo de la visita

Durante la SIV, el objetivo principal es asegurar que todo el equipo entiende el protocolo y sabe cómo aplicar los procedimientos del estudio. Lo ideal es poder hacer una o dos reuniones de formación como máximo, reuniendo a todo el equipo investigador a la vez (PI, SC, SN, SI) y realizando una sesión específica adicional para Farmacia si es necesario. Esto facilita que todos reciban la misma información, evita inconsistencias y hace la reunión más eficiente.

Sin embargo, en la práctica no siempre es posible coordinar horarios entre todos los implicados, y es bastante común que el CRA termine repitiendo la misma presentación varias veces en grupos pequeños o incluso de forma individual.

A lo largo de la formación se revisan con detalle los criterios de selección, el calendario de visitas, los procedimientos clínicos y de laboratorio, el manejo de AEs/SAEs y las instrucciones específicas del protocolo. También se realiza la formación en todas las plataformas necesarias (eCRF, IWRS, portales del Sponsor, herramientas de seguridad, etc.). En Farmacia se revisa el inventario inicial de IMP, los procedimientos de dispensación y devolución, la trazabilidad y cualquier instrucción operativa relevante.

La visita termina cuando el CRA confirma que el centro tiene el conocimiento, la documentación y los recursos necesarios para iniciar el reclutamiento.

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3. Monitoring Visit (MV)

Las visitas de monitorización son el eje del control de calidad del CRA. Permiten garantizar que los datos son completos y verificables, que el protocolo se sigue adecuadamente y que los pacientes reciben un tratamiento seguro y conforme al estudio. Aunque las MVs pueden ser presenciales o remotas, comparten una base común de preparación.

3.1 Preparación de cualquier MV

Una buena MV empieza antes de pisar el centro, existen varios puntos que podemos llevar al día (lo máximo posible) para preparar las visitas de monitorización

• Revisar estado de los pacientes en eCRF: visitas cumplidas, queries abiertas, desviaciones. Es importante revisar el CRF de forma reiterada, cuanto más podamos hacerlo, más completo y limpio estará para nuestra visita.

• Comprobar el registro de AEs/SAEs y documentación asociada.

• Analizar el inventario del IMP en IWRS: stock, caducidades, kits asignados y devoluciones. Cada vez hay más farmacias que cuentan con plataformas del tipo FUNDANET para la revisión remota del monitor, aquí podemos revisar las temperaturas, el stock teórico y los movimientos de farmacia. Revisarlo de forma previa nos ayudará a ser más eficientes.

• Identificar qué pacientes requieren revisión prioritaria (screening reciente, visitas con múltiples procedimientos, SAE en curso…). Como punto clave, recuerda siempre revisar el consentimiento informado de los nuevos pacientes, que cumplen criterios de inclusión/exclusión, si ha habido algún SAE no notificado y si tienes algún objetivo de SDV por parte del Sponsor

• Revisar logs electrónicos o documentos enviados previamente por el centro.

• Preparar una agenda consensuada con el investigador y farmacia.

  
  

3.2 MV Presencial

La visita presencial permite una verificación completa de los datos y de la operativa del centro. Es donde realmente se detectan problemas que no aparecen en eCRF y donde el CRA puede medir cómo está funcionando el estudio a nivel real.

Aspectos clave a revisar durante la MV presencial

• Revisión del consentimiento informado: comprobar que está firmado por alguien del equipo delegado para ello y que está correctamente registrado en la historia clínica.

• Revisión de criterios de selección: comprobar que cada criterio I/E está respaldado por fuente.

• SDV/SDR completo de las visitas revisadas, comparando eCRF con historia clínica.

• Ventanas de visita: identificar desviaciones relacionadas con retrasos o adelantos.

• Acontecimientos adversos: confirmar que AEs y SAEs están documentados, fechados y notificados correctamente.

• Medicación concomitante: verificar consistencia, fechas, dosis y motivos de uso.

• Procedimientos del protocolo: confirmar que se han realizado según las instrucciones (ECG, pruebas de laboratorio, biopsias, escalas clínicas, etc.).

• Gestión de muestras biológicas: revisión de logs, embalaje, recogidas e incidencias.

• Farmacia (IMP): conciliación física, temperaturas, excursiones, caducidades, registros de dispensación/devolución.

• eCRF: queries abiertas, pendientes de completar, inconsistencias detectadas.

• ISF: archivos actualizados, versiones vigentes, correspondencia, logs, training del personal.

• Comunicación con el centro: reunión de cierre clara, con acciones definidas y plazos realistas. 

  
  

3.3 MV Remota

La monitorización remota permite avanzar trabajo entre visitas presenciales, detectar inconsistencias y mantener el estudio bajo control, aunque esté limitada por no tener acceso directo a la documentación fuente.

Aspectos clave a tener en cuenta en una MV remota

• Revisión exhaustiva de eCRF: detectar valores incoherentes, datos incompletos o visitas sin cerrar.

• Queries: análisis de queries abiertas, tiempos de respuesta del centro, necesidad de aclaraciones adicionales.

• Desviaciones: revisar desviaciones reportadas y detectar posibles desviaciones no registradas.

• IMP en IWRS: verificar movimientos digitales, dispensaciones registradas, devoluciones pendientes y stock.

• Logs electrónicos: screening, enrolment, sample logs, accountability logs (si están digitalizados).

• Documentación regulatoria electrónica: versión del protocolo, ICF, training logs, actualizaciones del ISF en el portal.

• Seguimiento de seguridad: AEs/SAEs registrados en eCRF y coherencia con los datos reportados.

• Preparación para la siguiente MV presencial: lista de pacientes para revisión de fuente, discrepancias detectadas, documentación que se deberá solicitar en persona.

• Comunicación proactiva: coordinar con el centro para recibir previamente documentos escaneados o capturas necesarias.

• Limitaciones: dejar claras aquellas tareas que NO pueden realizarse de forma remota (SDV, revisión física del IMP, verificación de firmas, etc.).

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4. Close-Out Visit (COV)

La COV es la visita final del ciclo, en la que el centro deja de participar activamente en el estudio y se certifica que todos los datos están completos, que la documentación está archivada y que el IMP ha sido gestionado correctamente. Es el último paso antes de archivar todo, así que necesita una revisión muy sistemática. El objetivo es dejar el estudio completamente cerrado y sin cabos sueltos.

Preparación previa

Antes de la COV conviene revisar:

• Que todas las queries están resueltas o justificadas.

• Verificar que no hay datos pendientes en eCRF.

• Revisar desviaciones finales y decisiones de cierre.

• Analizar el estado del IMP: devoluciones, destrucción o concilios pendientes.

• Preparar listado final de documentos que deben estar en el ISF.

  
  

Desarrollo de la COV

Durante la COV, la idea es dejar el centro completamente cerrado, sin flecos sueltos. Normalmente se empieza con una pequeña puesta al día con el investigador o el coordinador, sobre todo para confirmar que no hay nada urgente pendiente y que todo lo que esté aún abierto se puede resolver durante la propia visita. A partir de ahí, el trabajo es bastante sistemático.

En la parte de datos, el objetivo es revisar que la eCRF está totalmente al día: visitas cerradas, queries contestadas, AEs y SAEs finalizados y con su documentación correspondiente. Cualquier inconsistencia o dato incompleto tiene que resolverse en ese momento, porque después del cierre ya no habrá oportunidad de volver a tocar nada.

La parte de Farmacia suele requerir más organización previa, porque es donde más papeleo formal se maneja en una COV. Lo habitual es llevar una carta de cierre dirigida a Farmacia, que ellos se quedan como constancia de que la participación del centro ha terminado. Además, en la mayoría de estudios el CRA recoge el archivo de Farmacia para fusionarlo con el archivo del Investigador. Esto hay que cuadrarlo con ellos con cierta antelación, porque implican firmas, conciliación final de IMP y entrega del material. La visita a Farmacia incluye hacer la última conciliación: que no quede ningún kit perdido, que todo el producto esté contabilizado (ya sea devuelto, destruido o cerrado en IWRS) y que los registros de temperaturas y excursiones estén firmados y completos. Una vez recogido el archivo, ya queda pendiente fusionarlo con el ISF y dejar un único archivo final completo para auditorías futuras.

En el ISF, la revisión es más de detalle: comprobar que están todas las versiones correctas del protocolo e ICF, las enmiendas, la correspondencia fundamental, los logs completamente cerrados y los trainings actualizados. Es habitual encontrarse documentos sueltos o carpetas intermedias que se han ido acumulando con el paso de los meses, así que parte del trabajo consiste en ordenar eso junto al centro para que quede todo presentable.

La visita suele terminar con una reunión final con el PI. En este momento conviene dejarlo para el final del día, cuando ya tienes todos los documentos revisados y los que necesitan firma están identificados. En esa reunión se firman las cartas de cierre, las últimas actualizaciones de logs o cualquier documento pendiente. También se repasan los requisitos de conservación del archivo y quién será el responsable final del almacenamiento durante los años de retención.

Cuando todo está firmado y el archivo queda cerrado, el centro puede considerarse oficialmente finalizado para el estudio y ya se puede completar el informe de COV.

Cada tipo de visita tiene su propio enfoque y su manera particular de prepararse.

No se trabaja igual una SSV que una SIV, ni una MV remota que una presencial, y una COV tiene un ritmo completamente distinto. Por eso es tan importante tener claro qué tipo de visita toca, qué se espera de ella y qué necesita el centro en cada momento. Cuando entiendes bien el objetivo de la visita, la preparación sale sola: sabes dónde poner la energía, qué revisar con más detalle y qué conversaciones son clave para que todo fluya. Es parte del oficio del CRA ir afinando ese criterio con la experiencia.