A todos nos encanta irnos de vacaciones para poder desconectar de nuestro día a día, especialmente si llevamos una temporada con mucha carga de trabajo. Sin embargo, los días previos a las vacaciones suelen ser bastante estresantes ya que tienes que intentar cerrar todos los temas pendientes y preparar el famoso “back-up”. En lo que a mi respecta, esto es uno de los puntos del trabajo de coordinadora que no me ha gustado mucho por varias razones: porque lo considero “mi faena”, porque a cada uno nos gusta llevar los ensayos a nuestra manera y porque no conoces tan al detalle los protocolos de tu back-up (y viceversa). Sin contar además con la carga de trabajo extra que supone llevar durante esas semanas los pacientes de otro coordinador. Pero sabes que el cáncer no coge vacaciones y que por tanto tus pacientes se tienen que seguir visitando sí o sí.
Pero antes de entrar al detalle de las recomendaciones de lo que considero un buen back-up, os quiero comentar dos trucos previos que han ayudado mucho para preparar el camino cuando una no está en el hospital. Entre mis back-ups y yo teníamos hechos unos excels para los estudios de una manera parecida, así que podíamos usar sin problema los de las otras y encontrar rápidamente la información que necesitábamos. Por otro lado, en las tablets de las back-ups creábamos un usuario diferente a cada una y poníamos la misma contraseña que usábamos en nuestras tablets; a los pacientes, les sugeríamos que pusieran el año actual o su año de nacimiento como contraseña, para que les fuera fácil recordar. Esto nos ha salvado de muchos quebraderos de cabeza ya que teníamos casi una tablet por estudio.
Encabezado de la hoja de back-up
Antes de empezar a poner las visitas de los pacientes de cada día en el documento, preparábamos un encabezado. En un lado, poníamos los estudios que llevábamos, el nombre del IP, del monitor/a y su teléfono, para que el back-up lo tuviera a mano. También solíamos pegar el link donde teníamos nuestros excels y carpetas del (por si acaso), aunque esto ya lo solíamos tener guardados los de cada una. En otro lado, poníamos qué estudios estaban abiertos y un breve resumen de lo que había que hacer en caso de que firmara un paciente. Aquí también incluíamos cosas urgentes como lo de programar las pruebas que no has podido organizar de un nuevo paciente que acaba de firmar, reclamar el informe central de la biopsia para poder citar a un paciente para el inicio del tratamiento o hacer el seguimiento de un SAE que sigue abierto.
Calendario de visitas
Después del encabezado, íbamos poniendo las visitas de cada paciente por día. En nuestro caso, al llevar estudios de todas las patologías de cáncer y también fase I, lo dejábamos señalado (ya que así sabíamos en qué parte del hospital se visitaban). Entre paréntesis poníamos el número de screening y randomización para que lo tuviera a mano y así hacer más rápido el IVRS. Lo poníamos así: PATOLOGÍA – ESTUDIO – Nombre y apellidos del paciente (número de screening y randomización). Después señalábamos a que visita venía, los tratamientos que le tocaba y qué había que hacer: IVRS, tablet, recoger y dar diario de la medicación, recoger pastillas, enviar muestras a Tª ambiente, etc. También anotábamos las cantidades de cada vial o de cada caja para saber cuántos se tiene que pedir en el IVRS. Si el paciente venía con TAC lo dejábamos marcado en rojo para recordar que se tiene que reclamar el informe antes de la visita y ponerlo en el listado del médico que lo iba a visitar.
En el caso de haber una randomización, hay IVRS que te piden mucha información del paciente, por lo que si se puede dejar algunas anotaciones facilita mucho a tu back-up. También conviene dejar por escrito cómo agregar un nuevo paciente a la Tablet. Si son visitas de EOT o de seguimiento, si se puede dejar apuntado cuando hay que citar al paciente mejor, ya que esta parte del calendario no se suele recordar tanto el de las visitas de los tratamientos.
Preparación de citas, documentos y otros materiales
Después de haber hecho el back-up, queda ahora preparar los diarios de medicación, del dolor, tensión, etc. que se van a entregar al paciente, ya que normalmente hay que apuntar el ciclo y el número de screening y randomización en ellos. Hay que dejar programado y preparado las citas de los TACs o RMN en un papel (en nuestro caso se hacían en un centro externo) de por lo menos hasta 3 semanas después de tus vacaciones, y reservar un sillón en hospital de día para los pacientes que tengan un tratamiento intravenoso o requiera recogida de muestras y de otras pruebas en enfermería. Y también darle al back-up todas las tablets y/o PDAs que va a necesitar, siempre con la batería bien cargada.
Muy importante también revisar si hay copias físicas en el archivo de los CIs de todos nuestros estudios que estén abiertos, así como tener sacados los CIs de una nueva enmienda para los pacientes que tienen que firmarlo durante las vacaciones. Si ha habido una enmienda, revisar que el protocolo que hay en consultas es la última versión.
Es también conveniente hacer unos días antes de las vacaciones un envío de todas las muestras congeladas que tengamos, para que no se acumulen demasiadas al final de las vacaciones. Y se recomienda revisar cuántos kits de anatomía patológica y de enfermería quedan, para que no falte ni durante las vacaciones ni durante las tres primeras semanas de tu vuelta.
En general, hay que intentar dejar un back-up escrito que sea claro y visualmente estructurado, añadir toda la información posible y dejar todos los documentos y materiales bien preparados. Aunque parezca mucho trabajo, hay muchas cosas que ya te quedan preparadas para el siguiente back-up y para las primeras semanas que vuelves de vacaciones. Porque facilitando las cosas hace que la carga extra de trabajo para tu back-up sea más llevadera, y para ti sea más fácil ponerte al día después de tu vuelta.
Ángela Quintana