Buenos días, pregunto por el/la site coordinator/a del ensayo XXX, soy Paloma, coordinadora de Clincierge en España. Así es como me presento cuando contacto por primera vez con los centros que desarrollan ensayos clínicos en España y a los que doy soporte.
La mayoría de ello nos saben de nuestra existencia, y aún menos de nuestras funciones, pero cuando nos conocen nos hacemos imprescindibles jejeje, o eso me gusta pensar.
Soy coordinadora de Clincierge en España desde 2017 y actualmente doy soporte a 8 ensayos clínicos que se desarrollan en España, al igual que en otros países del mundo. Hago lo mismo que los 90 compañeros que están repartidos por todo el mundo dando un servicio 24/7.
¿Pero qué es lo que hago? Pues, en resumen, cualquier actividad, soporte o servicio que el paciente/centro necesite de mí, y por supuesto el promotor nos haya contratado. Estas funciones van desde la gestión de traslados (vehículo privado, tren, autobús, avión), alojamientos, reembolsos, estipendios, gestión de documentación, vinculo entre el centro y el paciente, y cualquier otra cosa que se necesite para que el paciente no falte a su cita con el ensayo.
Sinceramente, no sabía que existía un trabajo así, ¡y desde que lo tengo me encanta!
Uno de los problemas con los que un paciente se encuentra a la hora de participar en un ensayo es el tema económico…. ¿Cómo afronto esos gastos? ¿Cuándo me los reembolsarán? ¿Me lo puedo permitir? ¡Pues para eso estamos nosotros! Lo voy a explicar con un ejemplo real.
A mediados de 2018 contacté con un paciente residente en las islas que iba, mínimo, una vez al mes a la visita del ensayo, que unas veces era en Pamplona y otras en San Sebastián. Ellos salían un domingo de Las Palmas, realizaban la visita el lunes por la mañana, y el mismo lunes por la tarde cogían el vuelo de vuelta…. Los trayectos eran un taxi de casa al aeropuerto, vuelo a Bilbao, autobús de una hora hasta San Sebastián, hacían noche allí, por la mañana visita al hospital y por la tarde el mismo trayecto de vuelta. En resumen, una paliza y un estrés que no tenían porque sufrir. Cuando hablé con ellos y les dije que a partir de ese momento yo me encargaba de los vuelos, los traslados a y desde el aeropuerto, a y desde el hospital y el alojamiento, su sensación de tranquilidad y fidelidad aumentó exponencialmente.
Este es uno de los ejemplos de tantos que hay. No sólo liberamos del estrés a los pacientes, nos aseguramos que continúen en el ensayo, les recordamos las visitas pendientes y gestionamos cualquier cosa que necesiten.
Así que esto somos, un enlace entre el SC y el paciente a disposición de ambos para facilitar todo el proceso de un ensayo clínico.
Paloma Varona Soporte a pacientes de ensayos clínicos en España (Clincierge)
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Good morning, I ask for the site coordinator of the XXX study, I am Paloma, coordinator of Clincierge in Spain. This is how I introduce myself when I first contact the sites that are developing clinical trials in Spain and to which I give support.
Most of them don't know about our existence, and even less about our functions, but when they get to know us we become indispensable hehe, or so I like to think.
I have been the coordinator of Clincierge in Spain since 2017 and I currently support 8 clinical trials being developed in Spain, as well as in other countries around the world. I do the same as the 90 colleagues who are spread all over the world giving a 24/7 service.
But what do I do? Well, in short, any activity, support or service that the patient/center needs from me, and of course the promoter has hired us. These functions range from managing transfers (private vehicle, train, bus, plane), accommodation, reimbursements, stipends, documentation management, liaison between the site and the patient, and anything else that is needed to ensure that the patient does not miss their appointment with the trial.
Honestly, I didn't know such a job existed, and since I have it I love it!
One of the problems that a patient encounters when participating in a study is the financial issue... How do I deal with these expenses? When will I be reimbursed? Can I afford it? Well, that's what we're here for! I'll explain it with a real example.
In mid 2018 I contacted a patient living on the islands who went at least once a month to the trial visit, which was sometimes in Pamplona and sometimes in San Sebastian. They would leave Las Palmas on a Sunday, make the visit on Monday morning, and the same Monday evening they would take the flight back... The routes were a taxi from home to the airport, a flight to Bilbao, a one-hour bus ride to San Sebastian, they would spend the night there, visit the hospital in the morning and make the same return trip in the afternoon. In short, a beating and stress that they did not have to suffer. When I spoke to them and told them that from that moment on I was in charge of the flights, the transfers to and from the airport, to and from the hospital and the accommodation, their feeling of tranquillity and loyalty increased exponentially.
This is one of many examples. Not only do we relieve the patients of stress, we make sure they stay in the study, remind them of pending visits and arrange anything they need.
So this is what we are, a link between the SC and the patient at the disposal of both to facilitate the whole process of a clinical trial.
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