No fue hasta que entré en el mundo de la industria farmacéutica como ihCRA cuando descubrí qué era CTMS. Cabe destacar que, como coordinadora de ensayos, utilizaba previamente sistemas parecidos (un poco más caseros y menos integrados), pero sin estar bautizados bajo el nombre de “CTMS”.
Para empezar, ¿qué es CTMS? Si lo desglosamos, sus siglas vienen de Clinical Trial Management Systems, y el nombre ya nos deja adivinar un poco dónde ubicarlo. Bien, CTMS no es más que un sistema informático, un software para ser más específicos, que nos permite gestionar los ensayos clínicos a todos sus niveles. Te permite generar una mega base de datos de todos los datos que se van a generar (que no son pocos!) de los distintos proyectos/ensayos clínicos que esté gestionando la empresa. Se incluyen desde los contactos detallados de los centros y de la propia empresa (como bien sería un CRM, Costumer/Client Relationship Management) hasta el control de la evolución del ensayo, el flujo del journey de cada paciente dentro de los procedimientos del ensayo, el tracker de la facturación y gestión de presupuestos, generar los trip reports de las visitas de monitorización, y muchas funciones más a niveles más superiores cómo sería generar informes, métricas y trackers de los deadlines y metas. Cabe destacar además, que CTMS se suele integrar con los otros sistemas del ensayo como sería el cuaderno de recogida de datos, los sistemas de notificaciones de SUSARs o los IWRS.
A menudo, estos softwares proporcionan además datos a un sistema de inteligencia empresarial que permite a los expertos que lo utilizan acceder fácilmente a datos centralizados y, por lo tanto, reducen el número de ensayos retrasados por temas administrativos. Además, se crea una macro base de datos para tener los contactos previamente tratados en otros ensayos para tener futuras referencias al realizar visitas de preselección y facilitar la selección de los centros en nuevos ensayos.
En las primeras fases de los ensayos clínicos, cuando el número de pacientes y pruebas es pequeño, se suele utilizar un programa interno o propio para manejar sus datos, pero a medida que el ensayo avanza, los volúmenes de datos y complejidad aumentan, lo que motiva a las empresas a buscar un CTMS.
A continuación adjuntamos un cuadro para mostrar algunas de las empresas más reconocidas que ofrecen CTMS adaptados a las necesidades de cada empresa/hospital que lo contrata (fuente: captera - CTMS).
¿Os ha parecido útil este post? Como coordinadores de ensayos, ¿conocéis este sistema de gestión? ¿Utilizáis un sistema tipo CTMS dentro de vuestros centros? ¡Estamos abiertos a escuchar opiniones y a debatirlas!
Marina Figuerola