A principios de año os pedimos por LinkedIn que nos ayudarais con la Carta a los Reyes Magos. Entre las sugerencias recogidas, nos llamó la atención la de una coordinadora que pedía un escrito sobre “cómo los coordinadores organizan todas las claves de eCRFs, IWRS y las múltiples plataformas y vendors para cada estudio”. Con este escrito, vamos a intentar dar algún consejo, ¡pero se admiten sugerencias! .
Lo primero de todo, y siguiendo las Buenas Prácticas Clínicas, hay que recordar que las contraseñas son de uso personal e intransferible. Así que, lo ideal sería que hiciéramos ejercicios de memoria y las registráramos todas en algún lugar de nuestras cabezas. En caso de no poder, para los que decidáis usar el método que os voy a comentar, tenéis que tener en cuenta que ninguna otra persona debería acceder a este documento. Por lo que lo debería estar archivado en vuestras carpetas personales y nunca en la compartida.
Comentada la advertencia, empezamos. Los que me conocen o al menos me han visto trabajar saben que mi mesa o mis baldas son sitios donde impera el caos y que mi caligrafía no tiene nada que envidiar a una prescripción médica escrita a mano o a un código indescifrable. Por ello, yo no os voy a explicar detalladamente el método de la libreta. Aunque, puede que sea la mejor forma de tener las contraseñas recogidas en una libreta y que nadie más las pueda utilizar ;)
Info adicional: Para el que no lo conozca, el método de la libreta consiste en ir apuntando todas las contraseñas en una libreta que se guarda bajo llave en un cajón de la oficina o encima de la mesa en caso de teletrabajar. Desventajas: en el mundo de los EECC, y como muchos otros sistemas, las contraseñas se cambian cada cierto tiempo, por lo que la libreta va a tener miles de tachones. Salvo que la escribáis en lápiz, y como ya sabéis, NUNCA se debe usar lápiz. Como se quede en casa y vosotros estéis unos días en oficina y otros en casa… estáis perdid@s. Y además es muy poco ecofriendly.
La herramienta que os voy a explicar no es nada innovadora, pero es práctica y eficiente. Este sistema que usaba de Coordinador y sigo usando de CRA es…. (redoble de tambores)... un EXCEL. ¡Vaya bajonazo! Seguro esperabais otra cosa.
Como decía, no he descubierto nada nuevo, pero creo que sí puede ser útil explicar cómo crear una tabla práctica y rápida para gestionar los ensayos.
Hay muchas formas, y que cada uno haga la suya. En mi época de Data Entry (DE) mi tabla era muy sencilla y únicamente usaba 2 pestañas.
La primera para las contraseñas de los sistemas “personales” como el programa de historias clínicas, mi Outlook, el intranet del hospital. Ese tipo de cosas que usamos cada día pero que cuando volvemos de vacaciones decimos: “¡Oh Dios mío! ¿Cuál era mi usuario?”. Esta pestaña básicamente consistía en una primera columna para el nombre del programa, segunda para mi usuario y tercera para la contraseña. En la cuarta ponía comentarios, por ejemplo, usar con Explorer o las respuestas de seguridad. Esta pestaña se llamaba “Personales”.
La segunda pestaña era todo lo relacionado con los EECC. Siendo DE os podéis imaginar qué tenía en esa. ¡Exacto! Un listado con todos los Cuadernos de Recogida de Datos (CRD) que manejaba, que en mi caso eran muchos. Y por no daros un rollazo de cómo era os he hecho un ejemplo teórico en la imagen de abajo. Esta pestaña la bauticé como “CRF”.
Hasta aquí la complicación es poca, porque al final los Data Entry por muchos programas que manejen suelen ser del mismo tipo. El problema viene cuando manejamos varios programas diferentes, como ocurre con los Study Coordinators, cada estudio tiene múltiples plataformas como eCRF, IWRS, la de solicitud de Kits, la de subir ECG, la de enviar la eco... (si queréis saber más de estas plataformas leed el post de “Vendors” de Veterinaria en Investigación).
¿Qué hice yo al subir a Study Coordinator? Generé tantas pestañas como programas usaba, es decir, hice una para kits, otra para IWRS y seguía los mismos nombres de columnas que para el de eCRF, que os he explicado antes. Es un sistema interesante si te gusta el orden.
Mi problema fue cuando empecé a coger más ensayos, este sistema de pestañitas que quedaba super bien no me era nada práctico, por lo decidí tener todos los links en una misma pestaña. La pestaña la re-bauticé como EECC.
Y os explico cómo lo ordenaba en una imagen. Eso sí, ahora cobra mucha importancia el fijar la primera fila y poner un filtro, porque no todos los estudios os cabrán en la pantalla visual y os tendréis que mover por la tabla.
Hasta aquí mi forma esquemática de ordenar las contraseñas. Y tú, ¿qué sistema utilizas?
Antes de acabar, tal vez alguien ha observado que las contraseñas propuestas contienen meses y años. Así que aquí va mi último consejo: esto es una técnica que no os recomiendo para vuestras contraseñas en casa, pero para EECC va muy bien teniendo en cuenta que os la hacen cambiar aproximadamente cada 3 meses (o incluso menos) y no te dejan usar las últimas 5 que hayas utilizado. Con esta técnica no tendréis que pensar nunca más en las que habíais registrado. Cuando os pida un cambio poned el mes y año que estáis (o alguno de los 8 primeros meses si son los 4 últimos meses- Setiembre, Octubre, Noviembre y Diciembre - que tienen demasiadas letras) y seguro que acertáis.
Para CRAs, sé de compañeros que usan el OneNote y para las contraseñas específicas del centro las registran en una página general del Estudio y del centro (por ejemplo el acceso al sistema de historia electrónica de los pacientes).
Espero que este post sea de utilidad para aquellos que no lo habíais pensado o incluso tal vez os sirva de guía para mejorar el sistema de contraseñas que ya teníais. Aquí toda solución vale, si crees que la tuya tiene algo diferente, no te olvides de compartirla.
Nos vemos en el próximo post.
Sergio