Este artículo busca abrir un debate sobre uno de los grandes olvidados y que tiene una importancia grandiosa para conocer la historia y evolución de un ensayo y, especialmente, lo que ha sucedido en un centro concreto. Pero, ¿se le da la suficiente importancia? ¿De quién es la tarea de mantenerlo actualizado? ¿Es una responsabilidad o una obligación? ¿Es necesario tenerlo al día en caso de una auditoría o inspección? Con este artículo se pretende dar algunos consejos de como hacer más amigable el manejo del archivo y tenerlo presente en tu día a día, tanto si eres personal del centro como si eres personal del promotor.
¿Qué es el archivo del investigador?
El archivo del investigador o del centro, también conocido como ISF (Investigator Site File, por sus siglas en inglés), es ese repositorio de documentos del ensayo clínico generados a lo largo de todo el estudio clínico que el centro tiene la responsabilidad de actualizar y custodiar, según las normas de Buenas Prácticas Clínicas (BPC). Generalmente, este archivo consta de varias carpetas con diversas secciones donde se guardan los diferentes documentos. Actualmente, la gran mayoría son físicos, es decir, en papel, aunque ya se empiezan a hacer pruebas de repositorios electrónicos o virtuales. Esperemos que en un futuro cercano la transición sea total y que los archivos en papel queden reducidos a unos pocos documentos vivos.
Entendemos como documento vivo, aquel que se actualiza de forma periódica durante el ciclo de vida del ensayo clínico. Un ejemplo puede ser el “delegation log”, “subject identification log” (es una tabla donde se identifica cada participante - nombre y número de historia - con el código de paciente asignado) o el “screening & enrollment log” (este es otra tabla donde se indican fechas de firma de consentimiento e inclusión en el ensayo de cada participante), así como los consentimientos informados (salvo que se implemente los eConsent, pero eso ya es otro tema).
¿Qué responsabilidades tiene cada uno de los implicados? Siguiendo las BPC, el promotor debe facilitar toda la documentación esencial generada (por ejemplo, protocolos, manuales, formularios, presentaciones/aprobaciones a agencias regulatorias y comités éticos, y muchos otros) para que el centro disponga de todos aquellos documentos que les aplica durante su custodia y deban o puedan ir usando. Cuando el promotor envía esta información suele ir acompañado de Acuses de Recibo si se hace vía paquete físico o mails que solicitan confirmar recepción. Por otro lado, el centro debe guardar toda esta información en el archivo del estudio en la sección que haya indicado el promotor o la CRO que se deba encasillar. Finalmente, el Monitor del ensayo tiene la responsabilidad de comprobar que el archivo está actualizado, es decir, que toda la documentación facilitada esté disponible en el archivo (tanto la vigente como la obsoleta).
Pero… ¿Cuál es la realidad? De forma generalizada -y es un secreto a voces (mis colegas de calidad me van a tirar de las orejas)-, el monitor tiene un papel de apoyo muy grande a la hora de mantener el archivo actualizado en los centros y esto tiene múltiples causas.
Archivos demasiado grandes: La primera es toda la documentación que se llega a generar y hace que haya estudios que tengan más de 3 tomos. Como os podéis imaginar a más tomos, más tedioso es manejar y controlar el archivo.
No hay un índice único: Cada promotor tiene un índice propio, por lo que cada estudio puede tener diferentes secciones para guardar documentos similares. Esto hace que el personal del centro pierda mucho tiempo encontrando el lugar adecuado de los documentos enviados, mientras que el monitor puede estar más familiarizado porque está asignado a menos estudios y maneja el mismo índice en múltiples centros participantes del mismo ensayo.
Repositorios virtuales “no oficiales” que disponen los centros: A día de hoy casi todo se hace con ordenador y, de forma generalizada, es más fácil trabajar con documentos pdf o plantillas en el ordenador. Así que la mayoría de centros tienen carpetas compartidas o programas donde cuelgan los documentos vigentes para acceder a ellos más rápidamente (como el protocolo, manuales y formularios diversos). La practicidad de usar los archivos virtuales es que te permite tener los documentos más a mano y hacer una búsqueda en una sección o mediante una palabra clave dentro de un protocolo de muchas páginas usando el “buscador”.
¿Cómo podemos hacer más amena la tarea de mantener actualizado el archivo del investigador?
A continuación te dejamos algunos consejos para el personal que conforma el equipo investigador del centro, para que puedas mantener actualizado el archivo del investigador:
Tener un archivador pequeño en el despacho: En mi caso tenía un archivador con varios separadores, uno por cada uno de mis estudios. En este tenía algunos documentos “vivos”, por ejemplo los “delegation log” junto con el CV + GCP de nuevas incorporaciones que se había enviado recientemente al monitor. También, algún “Training log” pendiente de firmar. Además, guardaba algún mail que según mi criterio cumplía con el requisito de relevante (hay que tener en cuenta que yo no había recibido ninguna formación de lo que puede ser considerado “correspondencia relevante”).
Usar el primer tomo del archivo para documentos “vivos”: Para agilizar la búsqueda de algunos documentos, como el “subject identification log” o el “delegation log” en ensayos que no se prevé cambios de personal. Esto lo tenía hablado con mi monitor/a de tenerlo delante de todo en el primer tomo para hacer una búsqueda más rápida.
Comparar tu repositorio electrónico VS el archivo en papel: Tanto en estudios con mucha actualización de documentos como en aquellos que están estables, está bien bloquearse un día y revisar aquellos documentos que usas, como manuales y formularios, así como consentimiento informados para ver que las versiones físicas coinciden con las que tienes en formato virtual. Si detectas alguna discrepancia, lo suyo es preguntar al monitor para no quedarte con dudas.
Y como no podía ser menos, estos serían nuestros consejos para monitores:
Revisar el archivo es una de las tareas que cuesta más priorizar durante la visita, sobre todo en esas visitas que tienes que revisar y verificar un montón de pacientes y visitas. Además, a esto se suma que a veces no tienes el archivo a primera hora. Es importante tener presente que cada monitor tiene sus trucos y en cada empresa hay formas de trabajar diferente.
Empezar siempre por el archivo (si es posible) en tus visitas: una práctica muy habitual es recordarle a tu coordinador que te lo deje preparado cuando llegues. En caso que no, es muy recomendable dejar entre 10-20 minutos para revisarlo cuando sabes que se ha enviado documentación.
Hacerte “trackers” de la documentación específica del centro: Si en tu empresa no hay ningún sistema para saber la documentación única del centro (por ejemplo: Curriculums, Buenas prácticas, formaciones, calibraciones…), lo más recomendable es tener un listado específico para cada centro. Yo suelo crearme un excel, aunque un OneNote o incluso un Word (estilo índice/Checklist) valdría. Aparte de llevar mejor control del ISF y poder contrastar la información con la que está en el Trial Master File (TMF), también será un gran regalo facilitarle este resumen al futuro CRA durante un traspaso o incluso para ti mismo durante el cierre del centro.
Recuerda siempre al equipo investigador su tarea de mantener siempre actualizado el archivo del investigador: Recuérdales que según las GCP forma parte de su responsabilidad el mantenerlo actualizado. Y felicítalos cuando veas que la tarea de mantener el archivo se hace de forma adecuada y según las GCP, esto contribuirá a que el equipo también se tome en serio este trabajo y siga motivado en seguir haciéndolo.
Hasta aquí mis consejitos o experiencia, ¿echas en falta alguno otro? ¿Tienes algún método de trabajo que te gustaría compartir? Puedes dejarlo en comentarios para que sea incluido en el escrito.
Bonus track #AprendiendosobreEnsayosClínicos:
¿Sabéis que existe un grupo de trabajo que ha creado un modelo de referencia del “Trial Master File” (TMF)? Este modelo busca proporcionar una taxonomía y metadatos estandarizados, además de dar una definición de referencia del contenido de TMF utilizando una nomenclatura estándar.
El modelo se llama “TMF reference model”. El archivo que comparten es un excel gratuito que se estructura en tres niveles:
Zone: es el nivel más alto y está compuesto por 11 categorías
Section: es el segundo nivel donde se divide cada zone en varios apartados relacionados con ella
Artifact: es el último nivel y divide aún más las secciones en apartados relacionados con ellos
Además de subpunto tiene una descripción de define que debería incluirse y unas recomendaciones de los documentos que van ahí.
Os dejo un ejemplo de una de mis secciones favoritas:
Aparte de esto, el mismo modelo te indica qué subapartados tiene en el archivo del promotor y/o en el archivo del investigador, además de incluir mucha otra información. Os invito a descargar el excel de la web y cotillear.
La propuesta de este grupo es la más usada dentro de la industria farmacéutica para los archivos maestros del estudio, especialmente porque las empresas de TMF electrónicos (por ejemplo Vevva) lo tienen implementado ya en sus sistemas. Pero… ¿se está usando está clasificación en los índices en los archivos del investigador? Esta pregunta os la lanzo tanto a #CRAs como #StudyCoordinantors, ya que me gustaría saber si la mayoría de los archivos del investigador de vuestros estudios siguen este modelo o simplemente siguen un índice propio de cada promotor. En caso que no, ¿consideráis que si todos los estudios basarán su índice en este modelo os sería más fácil manejar la documentación de los ISF o seguiría siendo un reto?
Sergio Cano
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