Entrevista a Borja Martínez

Con la flexibilidad que nos están concediendo estos últimos días, nos reunimos en una terraza situada en el corazón de Gracia. Cuando llega Borja Martínez, Gestor de Proyectos del Vall d’Hebron Institut de Recerca, miramos la carta mientras hacemos tiempo para que nos cuente cómo consigue financiación para proyectos y becas.

Buenas tardes Borja, ¿estás preparado para esta entrevista? Espero que sí.

Por mi parte decirte que estoy encantado que me hayáis invitado a participar en una de vuestras entrevistas. Hace tiempo que os sigo, desde que os descubrí precisamente por la que le realizasteis a una compañera. Sé que mi rol es algo diferente a los que soléis entrevistar, pero espero que a las seguidoras y seguidores les pueda parecer interesante.

Seguro que a nuestros seguidores les gusta lo que nos cuentes. Empezamos con la pregunta más típica de nuestro formato, ¿nos podrías hacer un breve resumen de cómo has llegado a ser Project Manager?

Pues como muchas veces pasa, se podría decir que por casualidad de la vida. Empecé en el mundo de la ciencia y de la investigación en el departamento de compras y licitaciones de IDIBELL. A los pocos meses, surgió la posibilidad de pasar al departamento de proyectos, concretamente en la unidad de Post-Award. En total, estuve casi 3 años en el centro de investigación de Bellvitge. Nuevamente, aparece la posibilidad de realizar un cambio laboral, en esta ocasión a Vall d’Hebron Institut de Recerca (VHIR), también en el departamento de proyectos, pero cambiando a la unidad a Pre-Award. Tras poco más de dos años, pandemia mundial incluida, he de decir que sigo encantado como el primer día y contento de haber realizado el cambio.

Y, antes de que me lo preguntes, intentaré resumirte la diferencia que hay entre la parte de Pre-Award que es donde se busca financiación y se acompaña al personal investigador en el proceso de aplicación en las diferentes convocatorias competitivas, básicamente para proyectos, becas de personal (contratos predoctorales y postdoctorales) y premios. Mientras que en la parte de Post-Award, el día a día es la gestión y seguimiento, principalmente económico, de esas ayudas concedidas y la presentación de justificaciones e informes económicos.

Antes de hacerte preguntas más concretas de tu rol actual, hemos visto que trabajas o colaboras con una Asociación llamada MasQueMarkers, ¿nos podrías explicar a qué se dedica y cómo contribuyes en ella?

MasQueMakers es una asociación en forma de ONG-D nacida del movimiento CoronavirusMakers. Esta es una iniciativa que nació en el momento más duro de la pandemia y con un confinamiento estricto. Cuando los hospitales y centros sanitarios en general prácticamente no disponían de los suficientes EPIs para protegerse y poder hacer frente a su trabajo diario. Y no solo eso, sino que residencias, supermercados y un largo etc. tenían una gran escasez de materiales de protección para los empleados y empleadas. Gracias a Twitter y Telegram nos unimos un grupo de personas voluntarias donde cada uno ponía su granito de arena. Había ingenieros, médicos, diseñadores, periodistas… en general, gente con ganas e intenciones de echar una mano en ese momento tan duro. Pero, sobre todo, había muchas impresoras 3D con las que creábamos viseras, protectores, respiradores, etc. Todo diseñado y fabricado por esos voluntarios y voluntarias. Llegó un punto en el que en ese grupo de Telegram llegamos a ser más de 12.000 personas, cada una con una tarea a cumplir. Taxistas, transportistas, policías y bomberos pasaban por nuestros domicilios a recoger ese material para posteriormente hacerlo llegar a los puntos de destino. Algunas empresas colaboraban también comprando y cediendo el material que utilizan las impresoras.

En definitiva, una acción increíble de generosidad y humanidad por parte de muchas personas. Y es por eso que se decidió que no podía ser algo que acabase ahí. e decidió fundar la asociación. Unas treinta personas fuimos elegidas por votación para ocupar los puestos de junta directiva y junta de representantes. Y ahora, desde la asociación, seguimos intentando ayudar con diferentes iniciativas.

Ahora para conocerte mejor, vamos con un par de preguntas sobre tu puesto en el VHIR donde ejerces:

¿Qué tipo de ayudas buscas y para quién?

En el mundo de la investigación es de vital importancia poder conseguir financiación a través de convocatorias competitivas, es decir, donde se presentan propuestas y compiten junto al resto para ver cuáles son las mejores y que, por lo tanto, merecen, a ojos de los evaluadores, recibir la financiación. A grandes rasgos, podemos distinguir en diferentes categorías: proyectos, becas de recursos humanos que cubren el salario, premios a la trayectoria o a una actividad concreta, adquisición y mejora de infraestructuras, cursos y estancias formativas en otros centros y, también, solicitar liderar o formar parte de grupos y redes concretos de investigación. Los organismos que convocan estas ayudas pueden ser regionales, nacionales, europeos e internacionales. Y a su vez, los podríamos dividir entre organismos públicos y privados.

Por ponerte algún ejemplo, a lo largo del año podemos acompañar al personal investigador solicitando un proyecto de Horizon Europe de la Comisión Europea (CE), un proyecto a sociedades científicas de algún campo en concreto de investigación como la Asociación Española Contra el Cáncer (AECC), o a fundaciones privadas y de instituciones (Fundación Mutua Madrileña, Fundació La Marató o Bill & Melinda Gates Foundation), pero también una beca para realizar por ejemplo un Doctorado Industrial de AGAUR, un ensayo clínico no promovido por la industria al Instituto de Salud Carlos III (ISCIII), equipamiento científico-técnico para la institución al Ministerio de Ciencia e Innovación (MICINN) o una estancia formativa a la Fundación La Caixa.

Al cabo del año son muchas y variadas las opciones que se disponen para tratar de competir y ganar esa financiación que a veces tan complicado resulta.

Si yo, como investigador quisiera hacer un ensayo clínico independiente, ¿a qué tipo de ayudas podría optar? ¿Hay alguna conocida?

Lo cierto es que no existen muchas opciones de convocatorias específicas para ensayos clínicos. La más destacada, sin duda, es la de Investigación Clínica Independiente del Instituto de Salud Carlos III. Una convocatoria que parece que al fin se ha asentado y ha pasado a formar parte de la Acción Estratégica en Salud (AES) y que se irá publicando anualmente. Pero claro, también existe la posibilidad de presentar el ensayo como un proyecto a otras convocatorias que no sean estrictamente para ensayos clínicos. Eso sí, será importante que veamos que los costes como pueden ser de CRO o el seguro serían imputables para esa oportunidad en concreto. Además de asegurarnos de que es una idea de proyecto que encaja en el scopus de la convocatoria.

Y sobre tu puesto en concreto, ¿cuáles son las tareas de un project manager?

Intentaré explicártelo por fases, manteniendo de esta manera el que sería el orden habitual, o al menos el deseado. Hay que tener en cuenta que en esta unidad trabajamos siempre con deadlines muy ajustados. La primera fase es la búsqueda de las convocatorias. Existen diferentes webs donde se recopila esta información, pero debe ser una búsqueda activa puesto que algunas de estas convocatorias son difíciles de detectar. Posteriormente, sería comprobar si, en primer lugar, la institución como tal es elegible para poder aplicar y, a continuación, mirar si los plazos y requisitos son factibles, tanto para el centro como para los investigadores e investigadoras. A continuación, lo que siempre hacemos es tratar de simplificar y resumir las bases de la convocatoria, que en casos como los Ministerios pueden llegar a ser más de cien páginas en un lenguaje muy técnico y farragoso, para tratar de aterrizarlo en un mail de difusión que hacemos llegar a todo el personal investigador y con un calendario operativo interno que previamente ya hemos estudiado, dado que los plazos suelen ser bastante ajustados. En algunos casos, si la situación lo requiere, debemos realizar jornadas informativas.

A partir de este punto, empieza la cuenta atrás y, por lo tanto, empezamos a recibir las muestras de interés y a realizar el seguimiento. Puntualmente, algunas convocatorias tienen límite de solicitudes que los centros pueden presentar, por lo que se debe realizar una priorización interna para seleccionar a los mejores candidatos según unos criterios de evaluación previamente fijados. Continuando con el seguimiento, se debe realizar revisión de la memoria de solicitud, más de forma que de contenido. Obviamente, la especialista en el proyecto es la persona que solicita la ayuda. Y continuamos con la revisión del presupuesto, garantizando que todos los conceptos son elegibles y dentro de los límites marcados. Además, siempre debemos garantizar la calidad de las propuestas y el cumplimiento de las políticas internas. Una vez presentado, entramos en la fase de posibles subsanaciones y alegaciones que soliciten los organismos.

Y, por fin, llega el momento de las resoluciones de concesión. El momento en el que, si la propuesta presentada ha cumplido con las expectativas de los evaluadores, puede ser financiada. Sin lugar a dudas, el mejor momento de nuestro trabajo y lo que es nuestro objetivo, prioridad y por lo que intentamos dar un mejor servicio día a día. En el caso de que la ayuda sea concedida, empieza la negociación del convenio y del consorcio en el caso de los proyectos coordinados.

Al margen de todo esto, como en todos los trabajos, existen los imprevistos, las reuniones, los indicadores, las presentaciones… que hacen que conseguir cumplir con los plazos sea una auténtica carrera de fondo.

Y sobre ayudar a ganar concursos, becas o ayudas, ¿cuáles son las tareas o asesoramiento más específico para los investigadores?

Además de la búsqueda y seguimiento habitual de las propuestas, estamos intentando ofrecer ayuda adicional. Como te decía antes, nosotros no entraremos en la parte científica, puesto que no vamos a conocer mejor el proyecto que el propio investigador principal. Pero sí que intentamos tener una relación más cercana y saber qué oportunidades les pueden interesar. Temáticas concretas, presupuesto requerido, modalidades, requisitos específicos… Igualmente contactar directamente con los organismos para saber qué es lo que realmente están buscando para una convocatoria abierta.

Sobre estas tareas que nos acabas de explicar, ¿son muy diferentes de las que hacías cómo Gestor de Proyectos en el IDIBELL?

Al inicio te hacía una breve descripción de las diferencias entre Pre-Award y Post-Award que, aunque las dos unidades forman conjuntamente el Departamento de Proyectos, son muy diferentes entre sí.

Creo que la parte de Pre, ya ha quedado medianamente explicada. En la unidad de Post, en cambio, es la gestión como tal de las ayudas: control de los gastos, cambios de partidas, consultas de conceptos imputables, cuadre de cuentas contables, presentación de justificaciones mediante informes científicos y económicos, auditorías…

Sin lugar a dudas, me quedo en la posición en la que estoy ahora: Pre-Award. Tiene una parte más creativa y, sobre todo, agradecida. Como puedes imaginar, no es lo mismo comunicar que te han concedido un proyecto que informar de que te van a auditar una ayuda.

Pregunta para la gente que pueda estar interesada en tu rol de trabajo, ¿es recomendable hacer algún tipo de formación (MBA, másters, cursos…) para llegar a ser PM?

De entrada, podemos pensar que para ser project manager de proyectos de biomedicina, tienes que tener estudios relacionados con la ciencia, obviamente es un gran plus, no te lo voy a negar, pero para nada es algo indispensable. En nuestro departamento, la gran mayoría no tenemos un background científico y podemos desarrollar nuestro trabajo a la perfección. No hay unos estudios como tal que sean los ideales para este puesto, considero que lo más importante para el departamento es tener un equipo multidisciplinar, donde cada uno pueda aportar sus conocimientos y experiencia. Probablemente tener formación en gestión de proyecto puede ayudarte a organizar mejor tu trabajo diario y tener una visión más amplia.

Aunque considero que, por encima de la formación y la experiencia, lo más importante son las ganas y motivación que cada trabajador y trabajadora ponga.

Después de esta introducción sobre tu puesto de trabajador tan interesante, seguimos con alguna preguntita más personal.

¿Podrías decirnos aquellas cosas o situaciones que te gustan de la profesión? Y ¿cuáles son esas cosas o situaciones que NO te gustan de la profesión?

En general, disfruto con mi trabajo. Pero claramente el mejor momento es cuando nos comunican que el proyecto ha sido financiado. Y la alegría se multiplica por mil cuando ha sido un proyecto en el que te has involucrado mucho. Hay personas que te hacen sentir parte de su equipo, y poder celebrar esas concesiones es algo realmente bonito.

También he de decirte que cada vez me gusta y disfruto más con las ponencias y charlas en público. Y eso que cuando tuve que realizar la primera al llegar al VHIR, casi me da un patatús. Aún me queda mucho por mejorar, pero ya son varias las que llevo a las espaldas y cada vez me gusta más.

Y claro, por otro lado, también hay momentos duros; sobre todo, con las becas de personal. Por ejemplo, es complicado ver como un o una estudiante predoctoral se presenta a diferentes convocatorias para poder financiar su tesis y su contrato y, aun teniendo un buen expediente y trayectoria, no consigue la puntuación mínima para conseguir esa ansiada beca.

Además, nosotros siempre trabajamos con fechas límites que marcan los organismos financiadores y, en muchas ocasiones, se solapan. Por lo que el nivel de estrés y de presión para que todo el mundo pueda llegar a tiempo y garantizando la calidad y plazo es muy duro.

Aunque el personal investigador en ocasiones no llegue a percibirlo, nosotros solemos empatizar mucho con ellas y ellos.

Para acabar vamos con las de reflexión.

Ya sabes que uno de nuestros objetivos es visibilizar el rol del Coordinador. Así que no podíamos acabar sin preguntarte, ¿Crees que se podría encontrar financiación para proyectos de investigación para Study Coordinators? ¿Qué tipo crees que encajaría mejor?

Para personas con el rol de Study Coordinator existen varias opciones, desde convocatorias para financiar algunos estudios concretos relacionados con el puesto de trabajo, a otras para financiar su salario, e incluso realizar una estancia formativa en otro centro para ver cómo trabajan, aprender y compartir conocimiento. Es cierto, que no es el rol habitual de las becas, pero siempre podéis valorar realizar el doctorado y tratar de presentaros a becas que puedan hacerse cargo de vuestro salario y gastos de la tesis. Existen otras opciones de convocatorias que van enfocadas a financiar personal técnico que dé apoyo a la investigación. Esta sería la opción ideal para alguien que no esté interesado en realizar el doctorado. El problema es que, a diferencia de las becas predoc, de estas existen muy pocas oportunidades. Otra opción es la de que el salario corra a cargo de un proyecto.

En el mundo de la ciencia en España, el gran reto para los grupos de investigación es siempre el salario del personal, puesto que no existe una carrera científica que garantice y normalice los puestos de trabajo.

Y ahora sí que es la última, ¿qué consejo le darías a alguien que se estuviese planteando ser Gestor de Proyectos?

Paciencia y ganas. Ganas y paciencia. Se podrán hacer una idea del gran número de organismos que pueden existir, cada uno con sus normas y sus fechas. Es realmente complejo sabérselo todo y tenerlo controlado. A eso, hay que sumarle que, en un centro grande como puede ser el VHIR, existe una grandísima cantidad de grupos de investigación y, en consecuencia, de investigadores e investigadoras que para solicitar la ayuda o para gestionarla van a tener que pasar por ti.

Pero el mejor consejo, aunque puede parecer obvio, es que te rodees de un buen equipo. En mi caso, se cumple y es lo que hace que mi día a día sea mucho más ameno y tranquilo. No podría formar parte de un mejor equipo.

Muchas gracias por habernos permitido conocerte un poco mejor y esperemos que te animes a colaborar algún día con algún tema que te apasione.

Equipo (Des)Coordinadores de Ensayos Clínicos