Entrevista a Gonzalo Mazuela, Gestor de cambio del proceso de ensayos clínicos del VHIR: “Ofrecemos la última tecnología para tratar la enfermedad de un paciente”.
Hace ya unos cuantos meses que llevo leyendo el blog “des-coordinando un ensayo clínico”, en el que dais visibilidad a todo el entramado que hay de creación de datos, de búsqueda de eficacia, de seguridad detrás de un ensayo clínico, para tratar a personas que padecen enfermedades, muchas veces incurables, ¡enhorabuena por esta currada! Os debía una entrevista, ¿no?
Creo que deberíamos empezar a plantearle al Hospital Universitari Vall d’Hebrón que nos contrate como Community Manager o algo similar por todas las entrevistas que hacemos a personal de su centro…
Es que somos una fábrica de hacer ensayos clínicos, en todo el campus estamos hablando de más de 800 entre ensayos clínicos comerciales y académicos, contamos con un hospital general, el hospital infantil, el de la mujer, el de trauma. La cantidad de pacientes que pasan por nuestro centro es enorme.
Sin lugar a dudas, un hospital muy grande. Veo que llevas años dentro del hospital…
Sí, empecé ya en julio de 2009 como coordinador de ensayos clínicos, yo venía del mundo de la salud pública y de repente me encontré con la neurología, campo del que no sabía nada, pero sí sabía lo que era un ensayo clínico, sus fases, sabía algo de estadísticas y mucho de comunicación, gestión y organización.
Tras investigarte por Linkedin (a cualquier cosa se le llama investigar) nos ha llamado mucho la atención tu formación. ¿Nos puedes explicar cómo acaba un periodista siendo Clinical Trial Project Manager?
Jeje… es una muy buena pregunta. Venía de trabajar en el mundo de la salud pública. Desde que terminé la carrera estuve trabajando en marketing, que me pareció aburridísimo y poco útil. Después trabajé en un par de ONGs que se dedicaban a la investigación de nuevos fármacos para tratar el VIH/SIDA, las hepatitis, la tuberculosis. Escribíamos sobre el desarrollo de nuevos fármacos, traducíamos la información de todo lo que se investigaba y la convertíamos en noticias para pacientes, unas más positivas y otras menos. Pero procurábamos entregar información a una comunidad que estaba ávida de información. Al cabo de unos años se me presentó la oportunidad, ya sabía de qué iba esto de la farmacocinética, del placebo, etc. Y, aunque me era muy fácil escribir las noticias, en mi cabeza muchas cosas sonaban todavía difusas. Y me atreví a entrar en un hospital a ver qué era eso de coordinar un ensayo clínico.
¡Estoy impresionado! Pero, ¿por qué actualmente en prácticamente todas las ofertas de trabajo de Coordinador se pide tener formación en carreras de ciencias de la vida (biología, enfermería, farmacia…)?
Yo mismo pido esta formación cuando cuelgo ofertas de trabajo similares. De hecho, los propios Investigadores Principales así lo prefieren, hay poca gente que se arriesga a buscar perfiles diferentes y que le aporten otro valor a la tarea de coordinación de ensayos clínicos. No soy el único y he conocido a otros coordinadores que están fuera del rango de las ciencias de la salud, en mi caso he aprendido porque me encanta leer, empaparme del trabajo que hago y cuando no sé o no entiendo pregunto. En este tipo de faena necesitas personas que sepan y tengan pasión por la ciencia por un lado; por otro, capacidad de empatía y de transmitir una buena información, tanto al paciente, como a los investigadores y a todos los que están a tu alrededor participando en el proceso de desarrollo de un ensayo clínico. Y tienes que tener algunas nociones técnicas que sólo aprendes en carreras científicas.
Entendemos que tu caso es particular porque tuviste una temporada de trabajos en asociaciones relacionadas con enfermedades infecciosas (VyH en Contexto, GlobalSIDA y VIH gtt), que te dieron esos conocimientos más científicos. ¿Se debería dar menos importancia a las carreras sanitarias?
Yo creo que no, hay tareas que se aprenden en estas carreras y que un periodista no está preparado para ello. Pero depende de la necesidad real de cada investigador y de los recursos que tenga el hospital para cubrir otras necesidades. Un periodista está preparado para comunicar, para gestionar proyectos, para escribir e informar, incluso para preparar visitas, explicar cosas de forma más sencilla. No sabemos centrifugar, extraer sangre, ni hacer ECG. Y no creo que otras carreras de las ciencias sociales sepan hacer estas tareas. Al principio no teníamos enfermería para extraer muestras de sangre, entonces me iba yo detrás de las enfermeras a pedirles el favor de que me pincharan a un paciente. Y centrifugaba porque me enseñó una técnica de laboratorio, que me explicó por fin lo que era el plasma, después de escribir durante mucho tiempo sobre la concentración farmacocinética en plasma: verlo con mis propios ojos fue revelador. Cuando ya teníamos enfermera y se creó la Unidad de Soporte a la Investigación Clínica (USIC) dejé de ir a un lado a otro pidiendo favores para pinchar a un paciente o hacer un ECG.
Gestor de cambio:
Ahora que hemos roto el hielo, vamos con un par de preguntas para ubicar tu rol.
¿Qué tipo de ensayos gestionas?
Más que llevar ensayos, lo que hago es un proceso de acompañamiento a los equipos de investigación. Sobre todo, a los emergentes con poca experiencia en los ensayos clínicos. Tuve la suerte de trabajar con un equipo de neurología que me fue promoviendo entre los diferentes investigadores y cuando veía que empezaba a moverse el reclutamiento de pacientes y comenzaba toda la actividad, entonces recomendaba la contratación de una persona que pudiera encargarse de los ensayos clínicos de esa unidad. Y cuando se contrataba, yo mismo les entrenaba, delegaba, explicaba el trabajo y desaparecía y me centraba en nuevos proyectos con otras unidades o servicios. En la neurología toqué todas las patologías salvo esclerosis múltiple. Y las demencias muy tangencialmente. Me encantaba la epilepsia y los trastornos del movimiento y los neurólogos te empapaban de la pasión por conocer más sobre estas enfermedades, bien entre medio de conversaciones en la cafetería, reuniones, o en sesiones que en alguna ocasión me tocaba preparar a mí también. Y cuando venía un nuevo tratamiento se generaba una gran expectativa por saber si podríamos tener algo más eficaz de lo actualmente disponible.
Y sobre tu puesto en concreto, ¿cuáles son las tareas de una project manager?
Quizás debería decir que más que un project manager soy un gestor de cambio. Actualmente estoy mirando todo el proceso de la gestión del ensayo clínico desde una nueva arista. Antes estaba en el equipo investigador, en plena máquina de vapor ejecutando el trabajo. Ahora mismo, lo que hago es mirar hacia la estructura organizativa interna, me reúno con las diversas unidades e interactúo con ellas, para entender qué hace cada unidad y de qué otras unidades dependen para ejecutar su trabajo. Por ejemplo, el equipo jurídico no podía liberar sus contratos sin tener la resolución del comité de ética. ¿Pero hay comunicación entre estas dos unidades para hacer más eficiente el proceso? O farmacia depende la aprobación de la AEMPS, CEIm y de tener un contrato para poder iniciar un ensayo clínico. Con esta información me iba haciendo mis mapas de público y creando circuitos que permitan canalizar la comunicación entre las diversas unidades. Y así es como he empezado a trabajar junto con informática en pulir nuestros registros y crear una plataforma suficientemente ambiciosa y que permita el buen funcionamiento de la estructura.
Además, me sigo reuniendo con los investigadores, les ayudo en la contratación de personal como coordinadores o data entry. Les preparo reuniones con las unidades para que puedan negociar las memorias económicas (muchas veces nos encontramos con ensayos altamente complejos que no cubren los costes mínimos internos y hemos de justificar para cada situación los precios). Me reúno muy frecuentemente con Study Coordinators y les explico también la importancia de la trazabilidad, que tengan recogido en algún sitio todo lo que ejecutan y que nos ayudará a facturar, mientras terminamos de preparar esa herramienta de seguimiento. La facturación de todos los ensayos clínicos es de suma relevancia porque es lo que nos permite tener en nómina a todos los coordinadores que trabajan por el buen funcionamiento de los ensayos clínicos.
¿Utilizas algún programa o aplicación específica de gestión del tiempo?
En la ejecución de mis tareas utilizo más una lista de tareas que voy tachando a medida que las voy ejecutando, y aquellas que requieran de más tiempo o concentración, me las pongo a primera hora de la mañana. Todas mis reuniones las programo en outlook o teams (que me ayuda en el trabajo de equipo) y estoy descubriendo trello.
Pregunta para que la gente que pueda estar interesada en tu rol de trabajo, ¿consideras que actualmente es importante o recomendable cursar algún tipo de formación (MBA, másters, cursos…) para llegar a ser PM?
La expertise te la dan los años de trabajo, sin lugar a dudas. Pero si quieres especializarte aún más, un buen master de gestión de proyectos es una muy buena opción para mejorar el conocimiento. Muchas ofertas lo requieren cada vez más. Yo estoy más en la eficiencia de nuestro trabajo y costes, y llevo dándole vueltas a un máster en farmacoeconomía y economía de la salud, que me parece más sexy para un puesto como el que tengo ahora. O incluso de innovación. La innovación del management debe estar en el ADN de todas las organizaciones de salud, que implique nuevas estrategias de aprendizaje de la gestión del día a día y ofrecer herramientas y soluciones tecnológicas al servicio de las personas.
¿Qué tiene de especial para ti la gestión de un ensayo clínico?
Saber que trabajas para ofrecer al paciente la última tecnología disponible para tratar la enfermedad que padece y que ese tratamiento dé resultados y mejore su calidad de vida.
¿Y lo más desafiante?
Trabajar bajo presión, con diferentes niveles de empatía entre las personas que te rodean, manteniendo la compostura y el tacto, escuchando y trabajar con el doble o triple de empeño para ser más resolutivos.
Valorando tus respuestas anteriores, ¿por qué decidiste dar el salto a PM?
Era una oportunidad de crecimiento importante, un desafío, se creaba la posición de una nueva figura dentro del VHIR y era muy tentadora la oferta.
Y, poniéndonos un poco melancólicos, ¿qué encuentras a faltar de tu etapa como Study Coordinator?
Echo de menos responder queries, imprimir historias clínicas… NO! Mentira…! Que además ahora hemos implementado en todos nuestros estudios la monitorización electrónica y el monitor ahora sólo lee o debería sólo leer las historias clínicas en formato electrónico. Y estamos avanzando en la monitorización remota, en esto he estado muy implicado en estos meses de la mano de informática con el que hacemos un muy buen equipo.
Pero sí que se echa de menos el trabajo con clínicos muy potentes en sus áreas, asistir a congresos. Yo estaba apuntado a todos los congresos nacionales e internacionales de epilepsia, llevaba mi póster y lo explicaba. Y me daba tiempo a pasar por los stands de sponsor a hablar de los ensayos clínicos y a ver qué más estaba en las pipelines de los diferentes promotores. Y me iba con mi tarjeta de presentación y me traía algún ensayo clínico nuevo al centro.
Esta pregunta creo que es ya es un clásico, ¿cómo mejorarías o qué se podría hacer para visualizar y profesionalizar la labor de un coordinador?
Yo creo que hay varias iniciativas que se han comentado en este blog. Hay que promover los cursos cortos o máster de coordinación de ensayos clínicos. Por otro lado, al coordinador se le puede incentivar y motivar con estímulos diferentes que permitan la retención del talento. Montse Sola, hace unos días comentaba en este mismo blog la idea de crear una comisión nacional para estandarizar las tareas de un SC y un DE en un hospital que me parece muy interesante. Y nuestros centros también deberían tener más encaminada la orientación de los trabajadores, explicarles las alternativas, si es que las hay para el crecimiento profesional, una especie de tutoría.
Y como PM y sé de buena tinta que también has participado en entrevistas de selección, ¿fomentarías o recomendarías algún tipo de medida en los Hospitales o fundaciones para retener el talento y que los Study Coordinator no se vean “forzados” a saltar a la industria o CRO?
Yo creo que la evolución natural de un SC es pasar a ser CRA. Para mí en esto no hay lado claro ni oscuro. Somos todos en el fondo un equipo que trabajamos para el mismo fin, conseguir fármacos seguros y eficaces para tratar enfermedades que padecen personas, y los centros terciarios deberían estar a la vanguardia de estas tecnologías. Después está el fin de la comercialización y el marketing, ese es otro tema. Pero ese salto también me parece una expresión natural para alguien que tiene sus legítimas ambiciones y ganas de crecer o aprender. La retención del talento en hospitales como el HVH depende de muchos factores y de la buena voluntad que haya de los Investigadores Principales de por medio. Yo lo que sí creo es que deberíamos tener estructuras, con perfiles más junior y otros más senior, diversificar las tareas y roles, tener data entry y Study Coordinator separados, y que el crecimiento natural interno sea de pasar de data entry a SC junior y luego a senior.
Si el grupo investigador también tiene intención de retener el talento, debería fomentar el crecimiento a través de cursos para los SC, máster, o incentivarlos para hacer el doctorado. Pero en España no hay mucha cultura de incentivo profesional en el ámbito público.
¿Qué consejo le darías a un coordinador que se plantea dar el salto a PM?
El SC tiene que aprender mucho sobre su labor y la de los demás, mirar a su alrededor el funcionamiento de todas las unidades, entender cada rol, porque como PM has de saber gestionar todos los recursos involucrados en los ensayos clínicos.
Muchas gracias por habernos permitido conocerte un poco mejor y esperemos que te animes a colaborar con algún escrito de temática libre.
Equipo (Des)Coordinadores de Ensayos Clínicos
Comments