En el post de hoy nos ponemos en contacto con Natalia Écija, data entry del servicio de Hematología del Vall d’Hebron Institut d’Oncologia (VHIO) para conocer mejor la labor en su día a día y su experiencia con el teletrabajo.
¿Nos podrías hacer un breve resumen de cómo has llegado a ser data entry?
Soy farmacéutica y estoy enamorada de mi profesión. Trabajé durante 5 años como farmacéutica comunitaria en oficinas de farmacia, y aunque es un trabajo muy gratificante, a nivel académico se queda un poco justito si quieres ampliar tus conocimientos. Soy bastante inquieta y siempre quiero ir un poquito más allá, así que se me ocurrió que podría ser interesante entrar en el mundo de los ensayos clínicos. Cursé el Máster en Monitorización de Ensayos Clínicos en ESAME y de ahí la vida me llevó a entrar a trabajar como data entry en VHIO... ¡5 días antes de que empezase la cuarentena!
Ahora para conocerte mejor, vamos con un par de preguntas sobre tu puesto en el centro donde ejerces:
¿Cómo se organiza tu equipo/unidad?
Mi Unidad es el Servicio de Hematología y está dividido en el equipo de médicos y médicas, coordinación, sample manager y data entries. En mi equipo de data entries somos 6 y nos organizamos por back ups, que nunca han sido tan necesarios como ahora con la pandemia de por medio. A la vez, los estudios están repartidos por patologías. En mi caso, llevo la mayoría de mielomas múltiples y linfomas. La verdad es que las patologías que me han tocado me parecen muy interesantes y he aprendido mucho en el tiempo que llevo aquí.
Y sobre tu puesto en concreto, ¿cuáles son tus principales tareas?
La principal tarea de un data entry es mantener el cuaderno de recogida de datos al día. Cuando los pacientes vienen a visita y a tratarse al hospital se generan muchos datos relativos a sus constantes vitales, horas de infusión del fármaco de estudio, exploraciones, analíticas, cualquier efecto adverso que haya podido aparecer... Toda esta información tiene que estar disponible para poder ser evaluada de cara al objetivo del estudio, y la mejor manera de coleccionarla es en un cuaderno de recogida de datos.
¡Aún así hay que decir que eso es sólo la punta del iceberg! Los data entries gestionamos muchísimas cosas más: contactamos con los monitores, les reservamos día para para sus visitas de monitorización en el centro, les facilitamos toda la documentación en papel que previamente hemos ordenado y clasificado por pacientes en archivadores.
También resolvemos las tan odiadas queries que no son más que incongruencias entre la información escrita y lo que pide el cuaderno. Además, somos una pieza más en la revisión de que todos los procedimientos se estén siguiendo correctamente: muchas veces nos damos cuenta de que alguna prueba no se ha realizado o hay algún error que se está repitiendo, así que podemos avisar a coordinación o al equipo médico para que realicen adendas si es necesario.
Después de esta introducción sobre tu puesto de trabajador tan interesante, seguimos con alguna preguntita más personal.
Empecemos por la parte buena, ¿nos puedes indicar aquellas cosas o situaciones que te gustan de la profesión?
Para mí lo más reconfortante es sentirte parte del ensayo: poderle ofrecer al paciente una alternativa terapéutica que mejore su calidad de vida o que al menos pueda alargarle su bienestar, así como contribuir a la investigación de nuevos fármacos.
En lo personal, lo más interesante para mí es que sea un trabajo tan versátil, ya que trabajas con diferentes patologías y múltiples esquemas de tratamiento. Esto te hace estar en formación continua.
Y, finalmente y mi parte preferida, es el equipo que hacemos entre todos. Para mí es muy importante sentirte a gusto en tu puesto de trabajo, y la verdad es que no podía dar con mejor equipo. Siempre que he necesitado ayuda la he tenido porque nos apoyamos mucho entre todos. Además, ¡¡hay muy buen rollo y nos reímos muchísimo!!
Y ahora la parte no tan buena, ¿cuáles son esas cosas o situaciones que NO te gustan de la profesión?
Lo que menos me gusta de la profesión es la alta carga de trabajo que tenemos cada uno de nosotros. Como decía antes, por suerte somos un equipo muy solidario y ante situaciones de estrés nos ayudamos entre todos, pero se debe invertir más en investigación para tener personal suficiente que permita llegar a todo sin que suponga un esfuerzo mayor.
Además, eso hace que no tengamos tiempo de prestarle atención al ensayo en sí: me gustaría poder saber de qué va en concreto cada ensayo que llevo y entender la parte más técnica.
Nos ha contado un pajarito que empezaste como data entry en plena pandemia y en pleno confinamiento. ¿Cómo fue? ¿Con qué problemas te encontraste?
Así es, empecé a trabajar en VHIO el 9 de marzo de 2020 y cinco días más tarde nos confinaron. En VHIO se empezó a establecer el teletrabajo, así que me pasé parte del mes de marzo y todo abril sin pisar el hospital. Tengo que decir que los monitores y monitoras estuvieron muy encima de mí y me ayudaron bastante. La verdad es que al principio me aproveché un poquito de ellos y resolví muchísimas cosas junto a ellos por llamada telefónica o utilizando aplicaciones de videollamada que permiten compartir pantalla. Mis compañeros también me ayudaron, pero la verdad es que tuve que aprenderlo todo sola desde casa. Yo venía de trabajar en oficina de farmacia, algo que no tiene nada que ver con la posición de data entry. ¡¡Al principio la verdad es que se me hizo un mundo porque no entendía nada!!
El teletrabajo también va a llegar para los data entry. ¿Crees que esto es posible para vosotros? ¿Qué opinas de las monitorizaciones remotas?
El teletrabajo es posible para nosotros, pero para ello necesitaríamos que las condiciones fuesen diferentes. Para empezar, la digitalización de la documentación fuente es esencial para poder disponer de toda la información desde casa. Ya se ha creado un servidor remoto que permite acceder a tu escritorio del ordenador del hospital sin que se puedan guardar archivos en tu ordenador personal para así garantizar la seguridad de los datos de los pacientes. También disponemos de una empresa externa que nos escanea los documentos fuente. Aún y así las monitorizaciones son complicadas ya que se están llevando a cabo en otro edificio y no tenemos contacto con los monitores. Tenemos que subirles los documentos fuente escaneados en un servidor, tipo nube, así que pedimos que, con antelación, nos envíen una lista lo más acotada posible de todo aquello que van a necesitar para monitorizar. Sabemos que es un rollo para los monitores, pero también es complicado para nosotros organizar todas las monitorizaciones así, sobre todo estando desde casa.
Sobre las monitorizaciones remotas, no me da mucha seguridad que se pueda acceder a las historias clínicas de los pacientes sin que esté totalmente controlado, así que de momento ese tema prefiero que sea de manera presencial.
Ya que tengo la oportunidad, también me gustaría destacar que no tenemos material para teletrabajar. Desde marzo estoy usando mi propio ordenador, y ya empiezo a notar el rendimiento en la batería. Tampoco tenemos teléfono de empresa, por lo que cualquier llamada con los monitores o entre nosotros corre de nuestra cuenta. En mi caso, por suerte, tengo espacio en casa, pero lo que no tengo es una silla adecuada para pasarme 8h al día. Necesitamos que se emplee más dinero en el teletrabajo.
Para acabar vamos con las de reflexión.
¿Cómo mejorarías o qué se podría hacer para visualizar y profesionalizar la labor de un data entry?
Es verdad que es un puesto de trabajo con muy poca visibilidad, de hecho, antes de hacer el máster yo no había escuchado nunca hablar de la posición de data entry o coordinador. No estaría mal que se crease alguna organización estatal de data entries y coordinadores, quizás así también podríamos compartir experiencias y visibilizar nuestro día a día, sobre todo de cara a aquellas personas a las que podría interesarles el puesto de trabajo.
¿Te gustaría seguir en tu puesto de trabajo actual por mucho tiempo? ¿O te gustaría probar otras cosas?
Ser data entry es una manera muy buena de adentrarte en el mundo de los ensayos clínicos, ya que empiezas desde abajo. Está muy bien para aprender y para ver la parte del hospital: muchas veces los procedimientos son muy estrictos, pero la vida real es otra y por eso hay que tener mucha paciencia.
Sin embargo, me gustaría, de aquí a un tiempo, probar la posición de coordinadora. Estoy acostumbrada al trato con el paciente ya que en la farmacia estás constantemente tratando con pacientes que al final acaban siendo habituales: los conoces, sabes su historia y sus patologías y puedes ayudarles. Echo un poco de menos esa parte en el puesto de data entry, así que de momento mis planes de futuro son probar pasar a coordinadora.
Y ahora sí que es la última, ¿qué consejo le darías a una persona que se quiere iniciar en este mundillo?
Le diría que es un mundo muy interesante ya que te permite estar en contacto con la investigación sin la necesidad de estudiar algo mucho más complicado o que te lleve muchos más años. Los ensayos clínicos no son una salida profesional de la que se hable mucho, al menos en mi caso nunca me informaron de la posibilidad de trabajar en investigación clínica. Como todos sabemos, la investigación básica en este país está muy dejada de la mano y cuesta mucho encontrar un buen trabajo que reconozca tus horas de esfuerzo. Por eso, creo que debería también plantearse como opción el mundo de los ensayos clínicos.
Muchas gracias por habernos permitido conocerte un poco mejor y esperemos que te animes a colaborar algún día con algún tema que te llame la atención.
Equipo (Des)Coordinadores de Ensayos Clínicos