Esta publicación nace a raíz de la situación que estamos viviendo des del pasado marzo con la crisis del CoVid y las medidas extraordinarias adoptadas por el Gobierno recomendando en la medida de lo posible el Teletrabajo. Por otra parte, no conocemos la realidad de todos los centros, así que si al finalizar la lectura, si nos quieres contar tu experiencia concreta, por favor, hazlo. Sobretodo, si estás en una unidad de infecciosas y te ha tocado algún ensayo para CoVid.
Dicho esto, vamos a empezar describiendo el entorno de trabajo de esta profesión.
Por norma general hasta ahora, el lugar de trabajo del coordinador de lunes a viernes era en su despacho dentro de las instalaciones del hospital resolviendo esos marrones que aparecen en el día a día de esta bonita profesión.
Las principales herramientas son un ordenador de mesa (más o menos moderno) con su pantalla estándar y acceso a internet y un teléfono, en el mejor de los casos este será un busca o móvil y en el peor un fijo con cable que le impide moverse a más de 1 metro de donde se localiza. Eso si, el aparato seguro que es compartido entre 2 o 3 personas, de ahí que cada 5 minutos suene y pocas veces la llamada sea para la persona que descuelga. Además seguro que está rodeado de documentación. Hojas y hojas firmadas o pendientes de firmar y otros archivos pendientes de ser guardados. Por no decir que siempre hay alguna caja por abrir o colocar, sea de "kits" o archivadores de los ensayos por abrir. ¡Pero siempre permitiendo el trabajo sin riesgos! Más vale matizar, que aún nos leerán los de riegos laborales y se llevaran las manos a la cabeza. No nos podemos olvidar de la impresora con función escaner para enviar todos esos documentos que reclaman nuestros colegas CRAs.
A lo largo de su jornada también va a establecer conversaciones cara a cara con otras personas, las cuales en su mayoría serán compañeros sanitarios, sea equipo de enfermería, investigador o sub-investigadores e incluso sus colegas coordinadores y data entries. Esto implica que va tener reuniones con múltiples personas en salas con una mesa o conversaciones de ámbito laboral y en rara ocasión también alguna de temática más personal en medio de un pasillo. Sí, aunque todos parezcan superhéroes, que lo son, también son personas que requieren socializar. En esta profesión, en mayor o menor medida, les va a tocar también relacionarse directamente con los pacientes con el fin de explicarles los calendarios con las próximas pruebas y visitas (sobretodo en los primeros ciclos), describirles cómo solicitar el servicio de taxis gratuito o pasarles los cuestionarios de calidad de vida (QoL de sus siglas en inglés) en tablet o papel. Y como la mayoría de Coordinadores sabe, siempre es mejor hablar estas cosas presencialmente que por teléfono.
Hasta aquí todo perfecto. Se asemeja a un trabajo similar a la mayoría de puestos de trabajo en oficina, pero por diferenciar un poco, seguramente con mucho más movimientos y desplazamientos . Por poner un ejemplo, el famoso “kit” que por descuido no se ha preparado o que viene el repartidor y la muestra no está preparada. Así que si tiene la suerte de que lo toca un día movidito, con las carreras y escaleras que hace se ahorra la clase de cardio en gimnasio.
Pero, ¿qué pasa cuando se desata una pandemia mundial y desde los altos mandos del gobierno se empieza pidiendo minimizar los desplazamientos al trabajo y en la medida de lo posible hacer teletrabajo? Pues este gran dilema empieza con el título de la publicación“¿Es posible el teletrabajo siendo Study Coordinator?”. Como vais a ver a continuación, esta pregunta tiene múltiples respuestas:
La primera, como os podéis imaginar, sería obviamente “SÍ”. Como os hemos descrito al principio, el coordinador trabaja en un entorno informatizado por lo que todo sería tan fácil como trasladar su despacho en hospital a casa. ¿A que parece fácil escrito en tres líneas? El problema viene cuando vuelves a la realidad y te cae el primer jarrón de agua fría. Os recuerdo que pesar de estar en un entorno informatizado, un coordinador no tiene las herramientas de un Monitor. Es decir, no cuenta ni con móvil ni con portátil de empresa y mucho menos con la famosa VPN (“Virtual Private Network” de sus siglas en inglés) para el acceso remoto al servidor del hospital. ¿Descartamos esta respuesta y volvemos a contestar la pregunta inicial?
Segunda opción, también algo extrema, “NO”. ¡Cómo va a dejar de ir al hospital el Study Coordinator si los ensayos siguen adelante! Importante remarcar, que se adoptan medidas para proteger al paciente y evitar al máximo los desplazamientos innecesarios o el tiempo expuesto en el hospital. A su vez, se implementan normas de protección para el propio Study Coordinator y a los otros miembros del equipo que interactúan con los pacientes. Por lo tanto, como las visitas se han de seguir haciendo en la medida que se pueda y las pruebas se han de realizar en los tiempos que indica el protocolo, el coordinador tiene que estar al pie del cañón junto a los otros sanitarios (equipo médico, equipo de enfermería y equipo de farmacia).
Estaría un poco raro acabar la publicación aquí así y quedarnos con la segunda opción, así que os voy a resumir que ha pasado en las últimas semanas.
Como todos sabéis, los cambios en nuestra vida empezaron durante las primeras semanas de marzo. La mayoría de hospitales empezaba a anular visitas presenciales a los monitores de ensayos, también se empezaban a reprogramar las visitas de pacientes y anular pruebas en algunos servicios médicos, por lo que esto afectaba a los ensayos y la labor del coordinador. ¿Cómo la afectó? Pues la faena de los coordinadores se desbordó más de lo habitual, ya que habían cambios cada día que contradecían lo del día anterior. Además se añadía el servicio de asistencia telefónica multiplicado por mil, ya que los pacientes preocupados necesitaban saber las instrucciones de cómo proceder; si debían venir a visitas y/o tratamiento. Como es bien sabido, al final acuden a ti por dos motivos: eres la persona de referencia tal y como le indicaste el primer día y se suma que, además, eres de los pocos que va a coger la llamada a la primera y resolviendo la duda de inmediato o comprometiéndote a resolverla en un rato. Por estas razones, estaban en constante adaptación, revisando ventanas de protocolo, hablando con los monitores para ver como simplificar esta visita o cómo hacer esta prueba con idea de avanzarse a posibles “desviaciones de protocolo” o reducirlas al mínimo, tal y como indicaría la AEMPS en sus primeras recomendaciones el 16Mar20 (actualizadas por segunda vez el 05May20). Por lo que es entendible que en primera instancia fuese recomendable que el Coordinador estuviese en hospital. El problema llega a finales de marzo, cuando se endurecen las medidas de confinamiento. En este momento a pesar del aumento exponencial de casos de infectados por el virus, los hospitales tienen claro cómo actuar; se priorizan los pacientes CoVid, pero sin dejar sin a los pacientes de otras patologías que necesitan sus medicaciones, por ejemplo los que sufren un cáncer y requieren las “quimios”. También se marcan las líneas de trabajo con los pacientes de ensayos como indican las medidas de la AEMPS (las que os he explicado en unas líneas por encima) y la labor del pobre coordinador de ensayos se reduce un poco más a funciones administrativas, entre ellas registrar todo aquello que no se hace según protocolo por las crisis CoVid. ¡Ah y que no se me olvide! También se prohíben las reuniones presenciales en la medida de lo posible, por lo que se pasan hacer con plataformas de videollamada. Por lo que ahora os planteo, ¿seguro que es necesario obligar a que estas personas a ir y exponerlas a un riesgo innecesario al virus cada día?
Mi respuesta personal a esta última pregunta y tambíen a la de la publicación es “SÍ pero…” y a continuación os explico estas condiciones limitantes que se pueden resumir en tres.
En la mayoría de los centros con grandes unidades de ensayos, que son los casos que conocemos tanto Marina como yo, una de las medidas que se tomó fue la separación por equipos, es decir, se asignaban un número de personas para ir cada día de la semana y el resto trabajaba desde casa. Espera, ¿pero no has dicho que no disponían ni de portátil ni VPN? Aquí viene el cambio, muchos centros se pusieron las pilas e hicieron el esfuerzo de dar ese acceso remoto a sus trabajadores para que pudieran y puedan seguir accediendo a las historias de sus pacientes desde su casa. Eso sí, con los recursos personales de los trabajadores.
¿Y los teléfonos? Este es uno de los principales motivos por el cual hay un equipo tiene que estar disponible en el centro. Se ha de garantizar poder atender las llamadas, sea de pacientes con dudas o de los monitores con consultas con el objetivo de informar al coordinador responsable de ese ensayo y evitar desviar llamadas o dar en la medida de lo posible su teléfono personal.
El último motivo que tampoco hay que descuidar, es que a pesar de esta situación se sigue generando documentación. Una parte corresponde a correspondencia, cajas de kits para muestras, archivos de los nuevos ensayos, entre otras cosas que como es comprensible, se tienen que guardar. Y la otra parte es la relacionada con tablas de enfermería o diarios de pacientes que se recogen en papel. Ambas contienen datos que se han de entrar en el Cuaderno de Recogida de Datos (CRD), y para evitar tener a alguien escaneando, es recomendable que al menos 1 día a la semana el Coordinador, o en caso de disponer de Data Entry, vaya al centro a actualizar el CRD con esa información.
Para acabar, personalmente veo una gran oportunidad de sacar algo bueno de esta situación de emergencia sanitaria. Me gustaría que los hospitales y las clínicas que han tenido capacidad de responder ofreciendo teletrabajo a sus trabajadores, en especial a Coordinadores y Data Entries, no lo eliminen cuando empecemos con la desescalada de medidas. Por ello, creo que es una gran apuesta para poder ofrecer una flexibilidad de poder trabajar desde casa en esta profesión e igualarse al menos en este punto a otros roles del sector, como el monitor. Esta nueva situación implicaría algunos cambios en un futuro cercano, como aportar portátiles en vez de ordenadores de mesa y un busca (no hace falta un smartphone de última generación, con un busca como el de los médicos ya vale). Esto sí que sería una primera acción por demostrar que se valora la profesión de los coordinadores y los datas.
Ahora os dejo a vosotros opinar, ¿estás conmigo o prefieres que todo vuelva como antes? Recuerda que te den la oportunidad de trabajar desde casa no te obliga a quedarte en ella cada día.
¡Antes de que cierres la pestaña de esta entrada! Siguiendo la línea de esta publicación, os quiero recomendar la entrada del blog Veterinari@ en investigación titulada “Coordinar en tiempos de COVID-19” donde María del Mar explica su experiencia con teletrabajo.
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