SC externo: no puedes coordinar lo que no ves

¿Te has sentido alguna vez como un invitado en tu propia casa?

¿Has tenido la sensación de no pertenecer completamente al equipo y que hay ciertas cosas en las que no te dejan participar?

Si eres Study Coordinator externo en un hospital seguramente sabrás de qué hablo.

Como SC externo he tenido que adaptarme al ritmo del hospital, seguir sus normas, su forma de trabajar y sus horarios.

Haciendo mi trabajo codo a codo con los integrantes del equipo investigador he aprendido de ellos y tengo la convicción de que podría hacer el mismo trabajo de forma autónoma.

Sin embargo, la realidad es otra y aunque trate de cumplir con mi rol de la manera más eficiente posible, hay algunas barreras difíciles de salvar.

Mis compañeros me han acogido desde el primer día, pero, más allá de esto, persiste la sensación de ser la “de fuera”, sensación que se debe a cuestiones organizativas o de confidencialidad, especialmente cuando el trabajo a realizar requiere datos de los pacientes.

La principal dificultad

No tener acceso a las historias clínicas de los pacientes es, en mi experiencia, la principal dificultad con la que me he encontrado y, como os podéis imaginar, es un punto clave para desarrollar mis funciones.

Los SC tenemos la responsabilidad de gestionar el estudio en su totalidad, asegurando la correcta coordinación entre el equipo médico, el personal de enfermería, el servicio de farmacia y otros servicios involucrados. Para ello, es crucial poder ver cuándo se cita a los pacientes, comprobar si las pruebas que se requieren están pedidas, si se ha reflejado toda la información necesaria en las historias médicas, etc., y como SC externo solo puedo hacer todo lo anteriormente descrito cuando un compañero me facilita la información o revisa los datos por mí.

Aunque yo no he tenido nunca ningún problema con ello, no deja de ser una limitación para mí y hace que me sienta como un ‘pepito grillo’ que no para de pedir cosas con la consiguiente pérdida de tiempo porque , en muchas ocasiones, es información que se podría revisar en un instante.

Soluciones creativas

No obstante, estas dificultades me han permitido también ser un poco más creativa y tratar de buscar soluciones que me permitan optimizar la gestión de los estudios y solventar, en la medida de lo posible, esos inconvenientes.

Apuntarme de antemano toda la información que necesito, mejorar la comunicación efectiva y pedirlo todo de una vez hace que minimice las interrupciones a mis compañeros.

También he creado documentos en los que reflejo los procedimientos e información que se requieren en cada visita de los pacientes según lo que dicta el protocolo. De esta manera se consigue reducir el número de adendas que luego hay que pedirles a los investigadores.

Además, he hecho mías todas aquellas funciones que no requieran de tener un acceso directo a las historias clínicas tales como el envío de bloques de tumor, los procedimientos en plataformas: screening, aleatorizar, reabastecer la medicación, la subida de los TAC’s u otras pruebas, como así también pasarles los cuestionarios de calidad de vida a los pacientes, actuar como intermediaria entre el equipo del centro y los monitores cuando surgen dudas o controlar el stock de kits de laboratorio y realizar los pedidos cuando se vayan necesitando.

Lo ideal es que desde el momento en que se contrata a un SC externo y se le autoriza a trabajar en el hospital, también se le facilite el acceso necesario a las historias médicas, con las restricciones o acuerdos pertinentes para garantizar el correcto uso de los datos clínicos.

Contar con Study Coordinators bien integrados y con acceso a las herramientas adecuadas no solo agilizaría el trabajo diario, sino que también beneficiaría a todo el equipo, mejorando la eficiencia en la gestión de los ensayos clínicos.

Espero que este post sea de utilidad para otros Study Coordinators externos que, como yo, se encuentran con pequeñas barreras a la hora de desempeñar su trabajo. Les animo a compartir sus experiencias y que nos comenten cómo han solventado los inconvenientes que han encontrado. Quizás así podamos contribuir a mejorar esta situación en distintos hospitales.