“En un estudio clínico hay que gestionar y estar pendientes de tantas cosas, que menos mal que Bonotaxi existe y nos libera de esta gestión, a la vez que ayuda a que los pacientes participen en ellos”. Esto es lo que dicen muchos coordinadores cuando utilizan el servicio de Bonotaxi.
¿Pero qué es lo que hace Bonotaxi para que los coordinadores y otros profesionales sanitarios digan esto? Básicamente, ofrecemos traslados de pacientes que participan en estudios clínicos llevados a cabo por la industria farmacéutica a nivel nacional sin que los pacientes tengan que pagar nada. Lo hacemos bien, con eficiencia, y conseguimos que disponer de la comodidad del transporte sea una solución y un aliciente para fomentar el reclutamiento e incrementar la tasa de participación de pacientes hasta la finalización del estudio.
Antiguamente, los pacientes que necesitaban desplazarse desde/hasta el centro hospitalario debían adelantar el pago del taxi, posteriormente entregar los tickets al hospital y el personal de los centros los revisaban manualmente, uno por uno, para después entregarlos para la gestión del pago a los promotores. Cajas con tickets desiguales, generalmente con datos insuficientes, a menudo arrugados, que representaban una labor muy tediosa e ingrata para todos los participantes. Se generaban grandes retrasos y acababa suponiendo que los pacientes tardasen mucho tiempo en cobrar esos gastos. No poder contar o no querer depender de los familiares, vivir en un lugar con malas combinaciones de transporte público, no tener vehículo propio o no tener buena movilidad personal, y tener fuertes cantidades de dinero pendientes de cobrar (algunos pacientes se desplazan desde centenares de kilómetros) acababan suponiendo el abandono en aquellas ocasiones en las que la motivación por participar en el estudio no era muy alta.
Con la llegada de Bonotaxi -el 6 de junio de 2008 firmamos el primer contrato de servicios para EECC con Sanofi-Aventis, luego se añadirían Janssen y Novartis, y luego vendrían todos los demás, hasta más de cien-, los pacientes dejaron de tener que adelantar el pago de los traslados y pasaron a ser tratados como clientes y no como usuarios. Los coordinadores y otros profesionales dejaron de gestionar cajas de tickets y los promotores pasaron a tener un proveedor como gestor único de la movilidad de sus pacientes en toda España, reportándoles una factura con su correspondiente informe de servicios con toda la información, por cada estudio, por cada centro, por cada paciente, con todos los desplazamientos realizados en el marco del estudio en todo el país. ¡Increíble cambio!
Liberamos de estrés a todas las partes, dotamos de confidencialidad y discreción todo el proceso, los pacientes continúan en el estudio y nos aseguramos que todo se realiza de forma segura, profesional, pero con un trato muy cercano, con mucho cariño y dedicación gracias a la continua selección de transportistas y conductores. Nuestras premisas son:
Que mañana haya un vehículo en cada punto del país donde cada paciente debe ser recogido para ir a los centros hospitalarios (desde una aldea recóndita y lluviosa de Galicia, en la isla más despoblada y soleada de Canarias, o hasta en un día con huelga de taxis en el centro de Madrid o Barcelona).
Que todos los vehículos estén puntuales.
Que lleguen a tiempo a los centros para evitar costosos retrasos a los investigadores.
Que recojamos a los pacientes de vuelta en el menor tiempo posible.
Que los mimemos y atendamos muy bien ya que algunos salen destrozados física y/o mentalmente.
Que, en base a todo ello, a hacerlo tan fácil y cómodo, consigamos que el paciente se quede hasta el final del estudio.
Bonotaxi es la única empresa en España especializada únicamente en el traslado de pacientes que participan en estudios clínicos, de hecho, desde hace algunos años, únicamente operamos en el sector healthcare. Contamos con más de 12 años de experiencia, con más de 100 laboratorios farmacéuticos y CRO como clientes y realizamos 104.750 desplazamientos y recorremos aproximadamente 2.842.852 kilómetros (datos de 2019), operando indistintamente con taxis y VTC para optimizar recursos y extraer lo mejor de cada uno de ellos.
Garantizamos a nuestros clientes cobertura total de servicio en todo el país (península e islas) incluso a tiempo real para los retornos hospital-domicilio, teléfono gratuito 900 con atención 24h/365 días, disponemos de vehículos adaptados para silla de ruedas en toda España, ofrecemos garantía de puntualidad con penalización por demoras y nuestros precios están predefinidos por trayecto y son consultables permanentemente en nuestra web. Además de esto, conscientes de la importancia de prestar unos servicios que garanticen la satisfacción de Clientes, Centros Hospitalarios y Pacientes, en Bonotaxi tenemos implantado un Sistema de Gestión de la Calidad basado en la norma internacional UNE EN-ISO 9001:2015, de la cual obtuvimos la certificación en Octubre de 2018 y contamos con un grado de satisfacción de los pacientes de un 98,35% según la última encuesta de satisfacción llevada a cabo, además de cumplir con la variopinta normativa de transportes y con la normativa reguladora de protección de datos, por la que cada año realizamos una auditoría voluntaria y disponemos del certificado de adecuación.
Últimamente nos estamos enfocando cada vez más en fomentar un uso ético y responsable de nuestros servicios tratando en todo momento de alinearnos con los intereses de nuestros clientes y de la industria en general, para ello nos dotamos de protocolos y sistemas de control con personalización de restricciones a nivel cliente, estudio o paciente a paciente.
En cuanto al equipo, en Bonotaxi consideramos a las personas como factor clave empresarial y disponemos, entre otras, de dos figuras clave:
Responsable de Ensayos (Myriam López), una persona dedicada exclusivamente a los clientes para dar de alta/baja estudios y pacientes, envío de presupuestos, resolución de dudas y preguntas de forma altamente personalizada, etc.
Customer Service Representative (Laura Alocén), una persona dedicada a visitar a los coordinadores y otros profesionales sanitarios relacionados con el estudio en los centros hospitalarios, para que vosotros también tengáis una cara visible de Bonotaxi, hacer seguimiento y sobre todo recoger vuestro feedback para pensar cómo podemos mejorar continuamente.
Para nosotros, sois esenciales y ¡queremos ayudaros en todo lo que necesitéis para facilitar vuestra labor!
Para conocernos un poco más, os invitamos a que veáis un pequeño vídeo que realizamos hace unos meses en pleno confinamiento por la pandemia Covid-19. Queríamos que los conductores y el resto del equipo teletrabajando desde sus casas compartiesen lo que estaba ocurriendo a pie de calle, a pie de hospital, y acabamos construyendo el video como homenaje y reconocimiento a la extraordinaria labor que estáis llevando a cabo tanto el personal sanitario de todo el país como nuestros conductores y colaboradores. En él podréis ver un poco más
nuestra esencia, nuestro compromiso... Podéis visualizar el vídeo “Traslado de pacientes en tiempos de Covid” en www.bonotaxi.com/videocovid
Marina Gómez
Directora Adjunta de Bonotaxi
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BONOTAXI’S ROLE IN THE TRANSFER OF PATIENTS PARTICIPATING IN
CLINICAL TRIALS
"A clinical trial is complex and needs to be managed, so it’s just as well that Bonotaxi exists to take care of management, all the while helping patients to participate in the trials". This is what many coordinators say when they use the Bonotaxi service.
But what does Bonotaxi do to make coordinators and other health professionals say this? Essentially, we offer transfers of patients who participate in clinical trials conducted by the pharmaceutical industry nationwide without patients having to pay anything. We do it well, efficiently, and make the convenience of transportation a solution and an incentive to encourage recruitment and increase patient participation rates until the end of the trial.
In the past, patients who needed to travel to/from the hospital had to pay for the taxi in advance, then hand the tickets in to the hospital where the centre staff would check them manually, one by one, and finally, the tickets would be delivered to the payment management entity. Boxes with unequal numbers of tickets, usually with insufficient data and often crumpled, would present a very tedious task for all participants. This generated long delays and ultimately meant that it took a long time to reimburse patients. Many factors contributed to non-participation in trials: not being able to rely on or not wanting to depend on relatives, living in a place with bad public transport connections, not having a vehicle of their own or lacking good personal mobility and having to be reimbursed for large amounts of money (some patients travel from hundreds of kilometres away). This ended up in trial abandonment on occasions when the burden of participating in the trial outweighed motivation.
With the arrival of Bonotaxi on 6th June 2008, we signed the first service contract for EECC with Sanofi-Aventis. Then, Janssen and Novartis came aboard, followed by many other companies, over one hundred in total. Patients stopped having to pay in advance for transfers and were treated as clients, rather than as users. The coordinators and other professionals stopped managing ticket boxes and the promoters had providers as the sole managers of their patients' mobility throughout Spain, issuing them an invoice with its corresponding service report containing all the information for each trial, centre and patient, with all the trips made within the framework of the trial throughout the country. An amazing change!
We remove the stress, provide confidentiality and discretion throughout the process. Patients are able to continue in the trial and we ensure that everything is done safely, professionally and comfortably, with care and dedication thanks to the continuous selection of carriers and drivers. Our goals are:
For there to be a vehicle at every point in the country where a patient needs to be picked up in order to reach a hospital (from a remote and rainy village in Galicia, or the most unpopulated and sunny island in the Canary Islands and even on a day with a taxi strike in the centre of Madrid or Barcelona).
To make sure that all vehicles arrive at their pick-up location on time.
To ensure that vehicles arrive at their destination on time to avoid costly delays for the researchers.
To collect patients in the shortest possible time.
To pamper patients and take good care of them as trials are often physically and mentally straining.
To above all, make the experience easy and comfortable, encouraging the patient to complete the trial.
Bonotaxi is the only company in Spain that specialises exclusively in the transfer of patients who participate in clinical trials. In fact, for some years now, we have only operated in the healthcare sector. We have over 12 years’ experience, with over 100 pharmaceutical laboratories and CROs as clients. We have made 104,750 trips and travelled approximately 2,842,852 kilometres (2019 data), operating indistinctly with taxis and VTCs to optimise resources and leverage the best from each of them.
We guarantee our clients total service coverage throughout the country (peninsula and islands) including real time for hospital-home returns, 900 freephone 900 services with 24h/365-day attention and we have vehicles adapted for wheelchairs throughout Spain. We also offer a punctuality guarantee with a penalty for delays and our prices are predefined per trip and are permanently available on our website. In addition to this, aware of the importance of providing services that guarantee the satisfaction of Clients, Hospitals and Patients, at Bonotaxi we have implemented a Quality Management System based on the international standard UNE EN-ISO 9001:2015, the certification of which we obtained in October 2018. We also have a 98.35% patient satisfaction according to the last satisfaction survey carried out, and we comply with the various transport and data protection regulations, for which we carry out a voluntary audit every year and have the certificate of adequacy.
Lately we have been focusing more and more on promoting ethical and responsible use of our services, trying at all times to align ourselves with the interests of our customers and the industry in general. For this we provide protocols and control systems with restriction customisation at client, trial and patient to patient level.
As for the team, at Bonotaxi we consider people to be a key business factor and we have, among others, two key figures:
Trial Manager (Myriam López), dedicated exclusively to customers, to register/cancel trials and patients, send budgets and solve any doubts or questions in a highly personalised way.
Customer Service Representative (Laura Alocén) is dedicated to visiting the coordinators and other health professionals related to the trial in the hospitals. This means you too can follow up directly with Bonotaxi, and above all to collect your feedback to help us continuously improve.
For us, you are essential and we want to help you with everything you need in order to facilitate your work!
To get to know us better, we invite you to watch a short video clip that we made a few months ago during the Covid-19 lockdown. We wanted the drivers and the rest of the team teleworking from their homes to share what was happening on the streets and in hospitals, and we ended up making the video as a tribute and recognition of the extraordinary work being done by both the health staff across the country and our drivers and collaborators. The video represents our spirit and commitment. You can watch the ‘Patient transfer during Covid’ video at www.bonotaxi.com/videocovid.
Marina Gómez
Deputy Director of Bonotaxi
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